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2.37.0

— Elias Nothelfer

Allgemein

Hinzugefügt Event Management Modul (Beta)

Diese Funktion ermöglicht es Benutzern, Events effizienter zu planen und zu verwalten, indem mehrere Besprechungsräume ausgewählt, Eventbeschreibungen hinzugefügt und Teilnehmer direkt über Flexopus eingeladen werden können.
Ein neues Highlight ist die Verfügbarkeits-Zeitleiste, die einen visuellen Überblick über die Verfügbarkeit aller Besprechungsräume bietet und es dadurch noch einfacher macht, den passenden Raum für ein Event zu finden.

Hinweis: Das Event Management Modul befindet sich derzeit in der Beta-Phase. Um es zu aktivieren, kontaktieren Sie bitte support@flexopus.com, um zur Warteliste hinzugefügt zu werden. Der Rollout erfolgt schrittweise, um einen reibungslosen Aktivierungsprozess zu gewährleisten und kontinuierliche Verbesserungen auf Basis von Benutzerfeedback zu ermöglichen.
Bitte beachten Sie, dass wiederkehrende Buchungen – sowohl deren Erstellung als auch Bearbeitung – in der ersten Version nicht unterstützt werden.
Neues Event mit dem Event Management Modul erstellen

Hinzugefügt Besuchertyp, Kennzeichenattribute und mehr

Das Erstellen neuer Besucher ist jetzt flexibler und effizienter. Benutzer können während der Erstellung einen bestimmten Besuchertyp zuweisen, z. B. Wartungspersonal, Kunde oder Bewerber. Dadurch können Besuche genauer kategorisiert werden.
Zusätzlich steht ein neues optionales Feld für Besucherkennzeichen zur Verfügung, das im Admin-Bereich unter Einstellungen → Besuchermanagement → Pflichtfelder für die Besucherregistrierung hinzugefügt werden kann. Dieses Feld eignet sich beispielsweise für die Verwaltung von Besucherparkplätzen und Zutrittskontrollen.
Außerdem ist es jetzt möglich, einen Besucher während des Buchungsprozesses ab jetzt zu registrieren, sodass das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit nicht mehr manuell ausgewählt werden müssen.
Eine neue Einstellung Vor dem Check-in bestätigen ist ebenfalls im Admin-Bereich unter Einstellungen → Besuchermanagement verfügbar. Damit können Administratoren verpflichtende Verifizierungsschritte wie beispielsweise eine Ausweiskontrolle festlegen, bevor ein Gast eingecheckt werden kann.

Benutzer müssen Verifizierungsschritte, z. B. eine Ausweiskontrolle, bestätigen, bevor der Besucher-Check-in abgeschlossen werden kann

Hinzugefügt Kostenstellenunterstützung für Asset-Buchungen

Asset-Buchungen unterstützen jetzt die Auswahl einer Kostenstelle. Nach der Aktivierung unter Einstellungen → Asset Management im Admin-Bereich werden Benutzer bei der Buchung eines Assets aufgefordert, eine Kostenstelle auszuwählen. Die verfügbaren Kostenstellen stammen aus den Einträgen unter Benutzer → Kostenstellen. Wählt ein Benutzer die Standardkostenstelle aus, wird automatisch die persönliche Standardkostenstelle für die Buchung verwendet.
Die ausgewählte Kostenstelle wird anschließend mit der Asset-Buchung verknüpft und sowohl im Admin-Bereich als auch im Buchungsexport angezeigt. Dadurch wird die interne Abrechnung vereinfacht.

Benutzer müssen bei der Buchung eines Assets eine Kostenstelle auswählen

Hinzugefügt Bearbeitung der Kostenstelle durch Benutzer

Eine neue Einstellung im Admin-Bereich unter Einstellungen → Profileinstellungen mit dem Namen Kostenstelle bearbeiten ermöglicht es Benutzern, ihre eigene Kostenstelle direkt zu verwalten. Nach der Aktivierung können Benutzer in ihrem persönlichen Profil die zugewiesene Kostenstelle ohne Eingriff eines Administrators ändern. Dadurch wird die Pflege von Kostenstellendaten vereinfacht und der administrative Aufwand insbesondere in Organisationen mit häufigen Abteilungswechseln reduziert.

Benutzern die Bearbeitung ihrer eigenen Kostenstelle erlauben

Verbessert Outlook Add-in Integration mit Service-Bestellungen

Das Outlook Add-in wurde im Rahmen der Erweiterung des Catering Service Moduls ausgebaut. Wenn einem Outlook-Termin ein mit Flexopus verbundener Besprechungsraum hinzugefügt wird, synchronisiert das Add-in den Termin automatisch über die Microsoft Graph API mit Flexopus.
Benutzer können den verknüpften Termin jetzt innerhalb des Add-ins anzeigen und bearbeiten sowie Service-Bestellungen für bestimmte Räume hinzufügen. Dadurch werden die Terminplanung in Outlook und die Flexopus-Services für einen nahtloseren Event-Workflow miteinander verbunden.

Service-Bestellungen direkt in Outlook-Terminen hinzufügen und verwalten

Admin-Bereich

Hinzugefügt Interne Notizen für buchbare Ressourcen auf Etagenplänen

Beim Bearbeiten eines Etagenplans im Admin-Bereich unter Standorte → Etagenpläne können Administratoren jetzt interne Notizen zu einzelnen buchbaren Ressourcen hinzufügen. Das neue Feld Interne Notizen ist ausschließlich im Admin-Bereich sichtbar. Es kann genutzt werden, um relevante interne Informationen wie die Genehmigungshistorie bei festen Zuweisungen, Gründe für Ressourcensperrungen oder andere ressourcenspezifische Hinweise zu dokumentieren.

Interne Notizen für Ressourcen hinzufügen und anzeigen

Hinzugefügt Besuchermanagement für einzelne Gebäude aktivieren oder deaktivieren

Mit dem neuesten Update können Administratoren jetzt steuern, für welche Gebäude das Besuchermanagement verwendet wird. Unter Einstellungen → Besuchermanagement → Gebäude für Besuchermanagement kann das Besuchermanagement für einzelne Gebäude deaktiviert werden, indem diese aus der Liste entfernt werden. Dies ist besonders für Standorte hilfreich, an denen kein formeller Besucher-Check-in über Flexopus erforderlich ist.

Besuchermanagement pro Gebäude aktivieren oder deaktivieren

Hinzugefügt Globale Buchungsbenachrichtigungen pro Asset-Kategorie

Administratoren können jetzt Buchungsbenachrichtigungen auf Ebene der Asset-Kategorie konfigurieren. Navigieren Sie dazu zu Assets → Kategorien, wählen Sie eine Kategorie aus und wechseln Sie zum Tab Allgemeine Einstellungen. Dort kann eine Benachrichtigungs-E-Mail-Adresse hinterlegt werden, die Benachrichtigungen zu allen Buchungen, Änderungen und Stornierungen innerhalb dieser Kategorie erhält. Dadurch werden zuständige Teams in Echtzeit informiert und können die angeforderten Assets entsprechend vorbereiten.

E-Mail-Benachrichtigungen für Buchungen pro Inventarkategorie konfigurieren

Hinzugefügt Testzeitraum und Lizenzstatus für Geräte

Ein Testzeitraum ist jetzt verfügbar, wodurch das Display-Modul einfacher getestet und der Überblick über Test- und kostenpflichtige Lizenzen verbessert wird. Im Admin-Bereich unter Einstellungen → Geräte können Administratoren den aktuellen Status aller Geräte einsehen. Wenn Sie mit dem Modul während der Testphase zufrieden sind, können Sie die Gerätelizenz direkt nach Auswahl des Geräts aktivieren. Die entsprechende Einstellung heißt Lizenzstatus und befindet sich am unteren Ende der Seite.
Allen zuvor erstellten Displays wurde der Lizenzstatus aktiv zugewiesen, um einen unterbrechungsfreien Betrieb sicherzustellen.

Testzeiträume für Geräte verwalten

Hinzugefügt Tägliche Besucherübersicht

Unter Besucher → Besuchereinladungen wurde im Admin-Bereich ein neuer Bereich mit einer täglichen Übersicht hinzugefügt. Dieser bietet Administratoren einen schnellen Überblick über die aktuelle Besuchersituation, einschließlich der Anzahl der Besucher vor Ort, der noch nicht eingetroffenen Besucher und der bereits abgereisten Gäste. Dadurch behalten Empfangs- und Facility-Teams den täglichen Besucherstrom besser im Blick.

Schnelle tägliche Besucherübersicht in den Besuchereinladungen

Hinzugefügt Filter „Aktuelles Jahr“ in Gebäude- und Benutzerstatistiken

Im Admin-Bereich unter Analysen → Gebäudestatistiken und Analysen → Benutzerstatistiken steht jetzt der neue Zeitraum Aktuelles Jahr zur Verfügung. Dieser Filter zeigt Daten vom 1. Januar bis zum aktuellen Datum und ermöglicht damit präzisere Auswertungen und Analysen für das laufende Jahr.

Neuer Filter „Aktuelles Jahr“ in Gebäude- und Benutzerstatistiken

Hinzugefügt Unterstützung von Microsoft Entra Attributen für SAML2

Flexopus unterstützt jetzt die Synchronisierung von Benutzerprofilbildern über SAML2 aus Microsoft Entra ID. Dadurch können Benutzerbilder beim Login automatisch übertragen werden, was für konsistentere Profile auf der Plattform sorgt.
Die Einstellung befindet sich im Admin-Bereich unter Einstellungen → Authentifizierung, nachdem die SAML2-Verbindung bearbeitet wurde. Scrollen Sie zum unteren Ende der Seite zum Abschnitt Benutzerattribute aus Microsoft Entra, um die Verbindung herzustellen.
Um die Einrichtung abzuschließen, öffnen Sie https://portal.azure.com, navigieren Sie zu Enterprise Applications und suchen Sie nach dem für Flexopus verwendeten SAML2-Eintrag. Öffnen Sie diesen, wechseln Sie anschließend in der linken Seitenleiste zu Security → Permissions und klicken Sie auf Grant admin consent, um den Zugriff auf Benutzerprofilbilder zu erlauben.
Die Profilbilder werden beim nächsten Login eines Benutzers automatisch synchronisiert.

Synchronisierung von Profilbildern über Microsoft Entra Attribute konfigurieren

Hinzugefügt API-Token-Verwaltung mit Berechtigungen und Ablaufdatum

Im Admin-Bereich unter Einstellungen → Integrationen → Flexopus API können Administratoren jetzt mehrere API-Tokens erstellen. Jedem Token können folgende Eigenschaften zugewiesen werden:

  • Ein individueller Name zur einfacheren Identifikation
  • Granulare Berechtigungen, z. B. alles lesen, Benutzer schreiben, Ressourcen schreiben, Buchungen schreiben
  • Ein Ablaufdatum zur Begrenzung des langfristigen Zugriffs

Dieses Update verbessert die Sicherheit und Verwaltung der API bei externen Integrationen.

API-Token-Verwaltung mit Berechtigungen und Ablaufoptionen
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