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Allgemein

Intelligente Kapazitätswarnungen für Besprechungsräume für eine bessere Planung

Die Planung von Meetings wird jetzt noch einfacher. Flexopus unterstützt Benutzer im Ereignismanagement jetzt mit einer Warnung, wenn mehr Teilnehmer eingeladen werden, als der ausgewählte Besprechungsraum aufnehmen kann.

Diese dezente Warnung hilft dabei, von Anfang an den passenden Raum für die geplante Teilnehmerzahl auszuwählen.

Hinweis: Stellen Sie sicher, dass die Kapazitäten Ihrer Besprechungsräume in den Etagenplaneinstellungen hinterlegt sind, damit diese Funktion genutzt werden kann.

Buchungskommentare für mehr Kontext

Buchungen können jetzt mit optionalen Kommentaren ergänzt werden. Benutzer können ihren Reservierungen beispielsweise einen Titel hinzufügen oder Kommentare für individuelle interne Prozesse verwenden. Die Kommentare sind im Live-Plan sichtbar und sorgen damit für mehr Kontext und eine bessere Kommunikation im Büroalltag.

Die Funktion lässt sich flexibel an die individuellen Abläufe Ihres Unternehmens anpassen.

Benutzer-Avatare auf Anwesenheitsdisplays

Anwesenheitsdisplays können jetzt Benutzer-Avatare anzeigen. Dadurch lassen sich Kollegen noch schneller erkennen und Arbeitsplätze einfacher zuordnen.

Für jeden gebuchten Arbeitsplatz zeigt das Display entweder das Flexopus-Profilbild des Benutzers – sofern eines hinterlegt ist – oder dessen Initialen an. So ist auf einen Blick ersichtlich, wer wo sitzt.

Flexible Synchronisierung des Arbeitsorts mit individueller Deaktivierung

Die Synchronisierung des Arbeitsorts für Microsoft und Google ist jetzt noch flexibler. Jeder Benutzer kann individuell entscheiden, ob der eigene Arbeitsort im Kalender angezeigt werden soll.

Sobald die Funktion im Admin-Bereich unter Globale Einstellungen → Integrationen → Microsoft Exchange Online / Google Calendar → Arbeitsort synchronisieren aktiviert ist, werden Arbeitsplatzbuchungen und Homeoffice-Tage als ganztägige Einträge mit den Kalendern der Benutzer synchronisiert.

Benutzer, die diese Funktion nicht verwenden möchten, können sie jetzt individuell in ihren Profileinstellungen unter Einstellungen deaktivieren.

Mehr Transparenz bei Parkvorgängen

Wie können Sie sicherstellen, dass Ihre Parkplätze korrekt genutzt werden? Mit der erweiterten Garagenparkplatz-Integration erhalten Sie diese Informationen jetzt direkt im Admin-Bereich unter Buchungen → Parkvorgänge.

Dort können alle aktiven Parkvorgänge einschließlich Fahrzeugkennzeichen und Buchungsstatus eingesehen werden.

Zusätzlich können Administratoren unter Globale Einstellungen → Integrationen → Benachrichtigungsadresse eine E-Mail-Adresse hinterlegen, die um Mitternacht automatisch über unerwartet noch aktive Parkvorgänge informiert wird. Dadurch lassen sich unberechtigte Parkvorgänge schneller erkennen und die Nutzung der Parkflächen besser kontrollieren.

Effiziente Kostenstellenverwaltung über Import und Export

Die Verwaltung von Kostenstellen ist jetzt noch effizienter.

Im Admin-Bereich unter Benutzer → Import / Export → Kostenstellen können Kostenstellen jetzt mithilfe von Tabellenkalkulationsdateien gesammelt erstellt oder aktualisiert werden. Dadurch werden umfangreiche Änderungen vereinfacht und Kostenstellen lassen sich effizient in größeren Mengen verwalten.

Flexible E-Mail-Benachrichtigungen ohne Kalenderanhänge

Buchungsbenachrichtigungen können jetzt noch besser an individuelle Abläufe angepasst werden. ICS-Anhänge in E-Mails zu Buchungsbenachrichtigungen lassen sich jetzt deaktivieren. Dies ist besonders für Administratoren oder Teammitglieder hilfreich, die informiert werden möchten, sobald eine bestimmte Ressource gebucht wird – beispielsweise um einen Raum vorzubereiten oder notwendige Anpassungen vorzunehmen.

Im Admin-Bereich unter Standorte → Gebäude → [Ressourceneinstellungen] kann das Benachrichtigungsverhalten so konfiguriert werden, dass E-Mails ohne automatische Kalendereinladung versendet werden. Dadurch erhalten zuständige Personen alle erforderlichen Informationen, ohne dass die Buchung zusätzlich im eigenen Kalender erscheint.

Flexible Layouts für Meeting Room Boards

Für Meeting Room Boards steht jetzt ein neues Layout zur Verfügung. Dadurch erhalten Sie noch mehr Flexibilität bei der Darstellung von Besprechungsrauminformationen.

Im Admin-Bereich unter Globale Einstellungen → Geräte → [Meeting Room Board auswählen] können Administratoren jetzt zwischen dem bestehenden Listenlayout und dem neuen Rasterlayout wechseln. Bei Verwendung des Rasterlayouts kann zusätzlich festgelegt werden, ob neben der aktuellen auch die nächste bevorstehende Buchung angezeigt werden soll.

So lässt sich die Darstellung passend an die jeweilige Büroumgebung anpassen.

Flexopus Visitor

Unterstützung mehrerer Gäste für schnellere Besuchereinladungen

Das Einladen von Gruppen wird jetzt deutlich einfacher. Die überarbeitete Benutzeroberfläche des Besuchermanagements ermöglicht es, mehrere Besucher – unabhängig davon, ob sie neu, bereits bekannt oder noch unbekannt sind – in einem einzigen Prozess hinzuzufügen.

Dadurch werden wiederkehrende Arbeitsschritte reduziert und der Einladungsprozess erheblich beschleunigt, wodurch sich auch größere Besuchergruppen effizienter verwalten lassen.

Besuchereinladungen ohne verpflichtende E-Mail-Adresse

Besucher können jetzt auch eingeladen werden, wenn ihre E-Mail-Adresse unbekannt oder nicht verfügbar ist. Der Registrierungsprozess wurde vereinfacht, indem die E-Mail-Adresse nicht mehr verpflichtend sein muss. Dies ist besonders hilfreich, wenn keine Kontaktdaten eines Gastes vorliegen oder der Besucher keine E-Mail-Adresse besitzt.

Durch Aktivieren der Funktion im Admin-Bereich unter Globale Einstellungen → Besucher- und Gästemanagement → Besuchereinladungen ohne E-Mail können Einladungen mit weniger Pflichtangaben erstellt werden. Gäste können außerdem ihre Registrierung am Besucherkiosk-Tablet abschließen, ohne eine E-Mail-Adresse eingeben zu müssen.

Flexopus Assets

Vereinfachtes Asset Management mit Standortimport

Die Einrichtung und Verwaltung des Asset-Inventars wurde erweitert. Asset-Standorte können jetzt direkt über die Import / Export-Funktion unter Assets verwaltet werden. Durch Angabe der entsprechenden IDs und Codes in der Tabelle können Assets innerhalb kurzer Zeit Gebäuden, Standorten und Ressourcen zugewiesen werden.

Dadurch wird insbesondere die Verwaltung größerer Asset-Bestände beschleunigt, vor allem wenn mehrere Assets demselben Standort zugeordnet sind. Benutzer profitieren während des Buchungsprozesses und in den Asset-Detailansichten von klareren Standortinformationen und können gebuchte Assets dadurch leichter finden und abholen.

Vereinfachte Massen-Zuweisung von Assets über Import und Export

Die Zuweisung größerer Mengen an Assets ist jetzt noch effizienter. Assets können Benutzern direkt über die Import / Export-Funktion im Admin-Bereich zugewiesen bzw. für sie gebucht werden. Dazu muss lediglich das Feld assigned_to_user in der Tabelle mit der E-Mail-Adresse des Benutzers ausgefüllt und die Datei anschließend erneut importiert werden. Wenn keine zukünftigen Buchungen oder verpflichtenden Felder vorhanden sind, beginnt die Zuweisung sofort und ohne Enddatum.

Dadurch können mehrere Assets deutlich effizienter dauerhaft Benutzern zugewiesen werden, was umfangreiche Änderungen und Verwaltungsprozesse erheblich vereinfacht.

Mehr Kontrolle durch sofortiges Beenden von Asset-Buchungen

Ein Asset soll früher als geplant wieder verfügbar sein? Mit der neuen Option Buchung jetzt beenden können Administratoren Asset-Buchungen sofort beenden. Im Admin-Bereich unter Assets → Buchungen können eine oder mehrere Buchungen ausgewählt und mit nur einem Klick beendet werden.

Ob frühzeitige Rückgabe oder gemeldeter Defekt – die Verfügbarkeit Ihrer Assets kann dadurch jederzeit an die tatsächliche Situation angepasst werden.