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Buchungen & Reservierungen

Buchungen verstecken

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Übersicht

Flexopus bietet Administratoren mehrere Konfigurationseinstellungen, die auf die Software angewendet werden können, darunter:

  • Datenschutzeinstellungen
  • Anonymisierung von Buchungen

In diesem Artikel erläutern wir die Datenschutzeinstellungen aus Sicht des Benutzers.

Datenschutzeinstellungen für Profile

Eine der wichtigsten Einstellungen sind die Datenschutzeinstellungen, die von den Administratoren für die gesamte Anwendung in vier verschiedenen Optionen konfiguriert werden können:

Alle anzeigen
Die Benutzer können die Buchungen der anderen ohne Einschränkungen sehen. So können sie Kollegen, aber bei Bedarf auch Ersthelfer oder den IT-Support ausfindig machen.

Persönliche Daten für alle verbergen
Benutzer können nicht gefunden werden. Buchungen werden den Benutzern weiterhin angezeigt, sind jedoch anonym. Anstelle des richtigen Namens wird anderen Benutzern „Anonym“ angezeigt. Ihre eigenen Buchungen werden weiterhin mit Ihrem richtigen Namen aufgeführt. Nach Auswahl dieser Option gibt es keine Einschränkungen in der Buchungsliste im Admin-Bereich.

Benutzer entscheiden lassen (Standardeinstellung: anzeigen)
Benutzer können selbst über ihre Datenschutzeinstellungen entscheiden. Sie können ihre Benutzerprofile in den Profileinstellungen ausblenden. Wenn der Benutzer diese Entscheidung nicht ändert, werden seine persönlichen Daten für alle sichtbar angezeigt.

Benutzer entscheiden lassen (Standardeinstellung: ausblenden)
Ähnlich wie bei der letzten Option können Benutzer ihre Datenschutzeinstellungen selbst festlegen. Wenn der Benutzer diese Einstellung nicht ändert, werden seine persönlichen Daten ausgeblendet.

Basierend auf diesen globalen Einstellungen können die Administratoren über die Sichtbarkeit Ihrer Buchungen und Ihres Profils innerhalb der Anwendung entscheiden. Die Standardeinstellung ist, dass jeder jeden sehen kann, da dies der Realität am nächsten kommt. In der Realität können Sie ins Büro gehen und sehen, wann Ihre Kollegen anwesend sind und wann nicht. Daher ist die Anwesenheit im Büro bereits eine öffentliche Information, die Ihren Kollegen zur Verfügung steht. Zu wissen, welcher Kollege vorhat, ins Büro zu kommen, hilft anderen dabei, ihre Arbeitswoche zu organisieren und fördert den sozialen Faktor, den ein Büro für seine Mitarbeiter bieten sollte.

In einigen Fällen beschließt die Personalabteilung oder der Betriebsrat jedoch, diese Einstellung einzuschränken und den Benutzern die Möglichkeit zu geben, ihre Buchungen und ihre Anwesenheit im Büro zu verbergen. Wenn Sie aufgrund der von den Administratoren konfigurierten globalen Datenschutzeinstellungen über die Sichtbarkeit Ihres Profils entscheiden können, finden Sie die Einstellung in den Profileinstellungen > Registerkarte Einstellungen unter Profil verbergen.

Anonymisierung von Buchungen

Je nachdem, wie Ihre Administratoren Flexopus konfiguriert haben, können Ihre vergangenen Buchungen nach Ablauf einer bestimmten Frist anonymisiert werden. Das bedeutet, dass Ihre Buchungen von Ihrem Profil getrennt werden. Anhand der anonymisierten Buchungen können weiterhin Statistiken über die Nutzung des Büros und der Ressourcen erstellt werden, jedoch können keine personalisierten Statistiken für Ihr Profil erstellt werden. Die Verbindung zwischen Ihrem Profil und der Buchung wird gelöscht. Die Systemadministratoren können entscheiden, wie lange die Buchungen mit Ihrem Benutzerprofil verknüpft gespeichert werden. In den meisten Fällen liegt die Frist zwischen 2 und 8 Wochen.