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Allgemein

Verbessert Aufgeräumtere, optimierte und flüssigere Benutzererfahrung

Im Rahmen unserer kontinuierlichen Bemühungen, die Flexopus-Anwendung zu vereinfachen und zu optimieren, wurde der Benutzerbereich überarbeitet, um die Benutzerfreundlichkeit im Browser sowie in den iOS-, Android- und Teams-Anwendungen zu verbessern. Die Profileinstellungen wurden modernisiert und übersichtlicher gestaltet, sodass Benutzer einfacher navigieren, Informationen einsehen und ihre Einstellungen effizient anpassen können. Zusätzlich wurden im gesamten Bereich kleinere, aber wirkungsvolle Verbesserungen vorgenommen, um Übersichtlichkeit, Lesbarkeit und die allgemeine Benutzererfahrung zu optimieren. Diese Updates verleihen Flexopus ein moderneres und aufgeräumteres Erscheinungsbild, während die vertrauten Funktionen erhalten bleiben.

Erweitert Transparente Updates zur Problemlösung für eine bessere Benutzerkommunikation

Administratoren können Benutzer jetzt benachrichtigen, wenn ein gemeldetes Problem – unabhängig davon, ob es eine Ressource oder ein Asset betrifft – behoben wurde. Dadurch erhalten Benutzer, die ein Problem melden, die Rückmeldung, dass ihr Anliegen bearbeitet wurde.

Beim Schließen eines Problems können Administratoren optional eine individuelle Nachricht hinzufügen, um weitere Informationen bereitzustellen, beispielsweise welche Maßnahmen zur Behebung durchgeführt wurden. Diese Funktion verbessert die Kommunikation und sorgt für mehr Transparenz. Benachrichtigungen werden direkt an die mit dem Flexopus-Konto des Benutzers verknüpfte E-Mail-Adresse gesendet.

Verbessert Klarere Übersicht der Teamverfügbarkeit über HRIS

Die visuelle Darstellung von Abwesenheiten in der Abwesenheitsliste wurde verbessert. Es ist jetzt deutlicher ersichtlich, wie lange ein Kollege abwesend ist und von wann bis wann der jeweilige Benutzer nicht verfügbar sein wird. Dadurch können Benutzer die Verfügbarkeit ihres Teams schneller erfassen und Buchungen oder Meetings effizienter planen.

Behoben Konsistente SCIM-Gruppensynchronisierung

Ein Problem mit der SCIM API, durch das Gruppen bestimmten Benutzern nicht hinzugefügt wurden, wurde behoben. Ursache war, dass Benutzer manuell in Flexopus gelöscht wurden, SCIM jedoch weiterhin davon ausging, dass diese Benutzer in Flexopus vorhanden waren. Dadurch wurde die Synchronisierung der Gruppe unterbrochen und endete mit einem Fehler.

Benutzer, die über SCIM synchronisiert werden, können deshalb jetzt nicht mehr manuell in Flexopus gelöscht werden. Diese Benutzer müssen über SCIM entfernt werden. Gruppenzuweisungen werden dadurch wieder korrekt synchronisiert und konsistente Benutzerberechtigungen sowie Zugriffsrechte gewährleistet.

Flexopus Visitor

Erweitert Automatisierte Besucherübersichten für eine bessere Facility-Planung

Flexopus kann das Facility Management jetzt automatisch über bevorstehende Besucher informieren. Wenn die Funktion aktiviert ist, wird täglich eine Zusammenfassung aller Besucherbuchungen für jedes Gebäude direkt an die E-Mail-Adresse des Facility Managements gesendet. Dadurch können sich die zuständigen Teams besser vorbereiten und organisieren.

Die Funktion kann im Admin-Bereich unter Globale Einstellungen → Besucher- und Gästemanagement → Tägliche Besucherübersicht für das Facility Management aktiviert werden. Der genaue Zeitpunkt für die tägliche Benachrichtigung kann unter Benachrichtigungszeit für Besucherübersicht festgelegt werden. Die E-Mail-Adressen des Facility Managements können unter Standorte → Gebäude → Einstellungen → E-Mail-Adresse des Facility Managements konfiguriert werden. Dadurch weiß Ihr Team jederzeit, welche Besucher im Gebäude erwartet werden, und kann einen reibungsloseren Check-in sowie eine bessere Koordination gewährleisten.

Erweitert Events und Besuchereinladungen in einem zentralen Prozess

Flexopus verbindet jetzt Ereignismanagement und Besuchermanagement nahtlos miteinander. Dadurch können externe Gäste noch einfacher im Rahmen eines Events eingeladen werden. Gäste, die für ein Event in Ihr Unternehmen kommen, können jetzt direkt innerhalb des Event-Prozesses verwaltet und eingeladen werden. Dies beschleunigt den Einladungsprozess insbesondere bei größeren Gruppen erheblich.

Dadurch entsteht ein zentraler und effizienter Prozess für die Verwaltung interner Teilnehmer und externer Besucher. Organisatoren sparen Zeit, reduzieren den administrativen Aufwand und stellen sicher, dass alle Gäste eine ordnungsgemäße und regelkonforme Besuchereinladung erhalten.

Um diese Funktion zu aktivieren, können Administratoren unter Globale Einstellungen → Event Management die Option Besuchereinladungen in Events aktivieren.

Nach der Aktivierung können Organisatoren beim Erstellen eines Events sowohl Kollegen als auch externe Gäste einladen. Im Tab Teilnehmer des Events kann einfach festgelegt werden, wer eine offizielle Besuchereinladung erhalten soll und wer keine benötigt – beispielsweise wenn die betreffende Person bereits über einen anderen Kanal eingeladen wurde.

Diese Erweiterung sorgt für einen reibungsloseren Event-Prozess und eine bessere Koordination.

Flexopus Assets

Erweitert Kaufdatum von Assets für eine bessere finanzielle Kontrolle erfassen

Administratoren können jetzt das Kaufdatum jedes Assets erfassen und erhalten dadurch eine bessere Übersicht für Buchhaltung, Abschreibungen oder Inventarverwaltung. Das Kaufdatum kann im Admin-Bereich unter Assets → Alle Assets eingetragen werden, indem das gewünschte Asset bearbeitet und zu Globale Einstellungen → Asset-Informationen navigiert wird. Diese Information ist außerdem in XLSX- und CSV-Exporten unter Assets → Import / Export enthalten und kann dadurch weiterverarbeitet werden.