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Allgemein

Verbessert Erinnerungen für Service-Bestellungen zur Reduzierung von Verschwendung und besseren Planung

Verlieren Sie Ihre Catering- und Service-Bestellungen nicht mehr aus dem Blick. Mit den neuen dienstleisterspezifischen Erinnerungen können Benutzer ihre Bestellungen effizienter verwalten. Sie erhalten rechtzeitig die Möglichkeit, Bestellungen zu überprüfen und anzupassen, Ressourcen bedarfsgerecht zu planen und dadurch unnötige Kosten zu vermeiden.

Im Admin-Bereich unter Dienstleister → Alle Dienstleister können Administratoren den gewünschten Dienstleister auswählen und zu Bestelleinstellungen navigieren. Dort lässt sich eine Erinnerung für Service-Bestellungen (in Tagen) festlegen. So können Organisationen die Erinnerungen an die jeweiligen Stornierungsbedingungen des Dienstleisters anpassen. Mit dem Wert 0 wird die Erinnerungsfunktion deaktiviert.

Basierend auf dieser Konfiguration erhalten Benutzer automatisch vor ihrer geplanten Service-Bestellung eine Erinnerungs-E-Mail. Dadurch bleibt ausreichend Zeit, die Bestellung zu überprüfen, anzupassen oder bei Bedarf zu stornieren.

Verbessert Aussagekräftigere Benutzerprofile mit Tags für eine bessere Zusammenarbeit

Benutzerprofile können jetzt mit Profil-Tags ergänzt werden – ideal, um beispielsweise Fähigkeiten, Sprachen oder zentrale Verantwortungsbereiche hervorzuheben. Dadurch können Benutzer schneller die richtigen Ansprechpartner finden und die Zusammenarbeit innerhalb der Organisation verbessern.

Administratoren können diese Funktion im Admin-Bereich unter Globale Einstellungen → Benutzerprofil → Profil-Tags aktivieren einschalten. Nach der Aktivierung können Benutzer ihre Tags unter Benutzereinstellungen → Profil → Profil-Tags verwalten. Die Tags sind anschließend für Kollegen sichtbar, beispielsweise im Live-Plan oder in Benutzer-Detailansichten.

Profile, die auf anonym gestellt sind, bleiben selbstverständlich vollständig anonymisiert, sodass der Datenschutz der Benutzer jederzeit gewährleistet ist.

Behoben Verbesserte Sortierung im Room Finder für eine schnellere Besprechungsraumauswahl

Die Suche nach dem passenden Raum ist jetzt übersichtlicher. Der Room Finder verwendet eine intuitivere, hierarchische Sortierung. Besprechungsräume werden automatisch zunächst nach Standort, anschließend nach Etagenplan und zuletzt alphabetisch nach Namen sortiert. Dadurch lässt sich der gewünschte Raum schneller finden – auch ohne zusätzliche Filter.

Flexopus Visitor

Keine Änderungen.

Flexopus Assets

Verbessert Mit Bestätigungs-E-Mails für Asset-Buchungen immer informiert bleiben

Asset-Buchungen können jetzt direkt per E-Mail bestätigt werden. Benutzer erhalten damit eine übersichtliche und dokumentierte Bestätigung ihrer Buchung direkt im Posteingang. So haben sie ihre Buchungsdetails jederzeit griffbereit und behalten ihre Reservierungen einfacher im Blick.

Die Option kann im Admin-Bereich unter Globale Einstellungen → Asset Management → E-Mail-Einstellungen → Buchungsbenachrichtigung per E-Mail aktiviert werden. Benutzer, die diese Benachrichtigungen nicht erhalten möchten, können sie individuell in ihren Profileinstellungen unter Benachrichtigungen deaktivieren.

Dies sorgt insbesondere bei wichtigen oder langfristigen Asset-Buchungen für mehr Transparenz und Sicherheit. Benutzer können ihre Buchungsdetails damit sowohl im E-Mail-Postfach als auch direkt in Flexopus einsehen.

Verbessert Flexible Problemmeldungen pro Asset-Kategorie

Durch die Zuweisung separater E-Mail-Adressen zu unterschiedlichen Asset-Kategorien können Problemmeldungen jetzt gezielt an die jeweils zuständige Stelle weitergeleitet werden. Dadurch lassen sich beispielsweise Asset Manager und technischer Support voneinander trennen und Meldungen ohne Umwege an den richtigen Ansprechpartner senden.

Administratoren können dies im Admin-Bereich unter Assets → Kategorien konfigurieren. Wählen Sie dazu eine Kategorie aus und hinterlegen Sie unter Allgemeine Einstellungen die E-Mail-Adresse für gemeldete Probleme. Dadurch werden interne Abläufe vereinfacht und Reaktionszeiten deutlich verbessert.

Verbessert Interne Notizen für eine bessere Asset-Dokumentation

Assets können jetzt mit internen Notizen ergänzt werden. Dadurch lassen sich wichtige Informationen wie Schäden, besondere Bedingungen oder Wartungshistorien direkt am jeweiligen Asset dokumentieren. Alle relevanten internen Informationen bleiben so zentral beim Asset gespeichert und sind ausschließlich für Administratoren und Asset Manager im Admin-Bereich sichtbar.

Administratoren können dies im Admin-Bereich unter Assets → Alle Assets konfigurieren, indem sie das gewünschte Asset auswählen und unter Allgemeine Einstellungen eine Interne Notiz hinzufügen. Dadurch wird die Dokumentation von Assets verbessert und zuständige Teams bleiben über relevante Details informiert.

Verbessert Sofortiger Check-in für Asset-Buchungen

Asset-Buchungen können jetzt direkt bei ihrer Erstellung automatisch eingecheckt werden. Administratoren haben damit die Möglichkeit, eine Buchung unmittelbar zu bestätigen und so das Risiko eines verpassten Check-ins oder einer automatischen Stornierung vollständig zu vermeiden.

Dies ist besonders hilfreich für Aufgaben wie Wartungen, Inspektionen oder Reinigungen, bei denen kein zusätzlicher manueller Check-in erforderlich sein soll. Aktivieren Sie dazu beim Erstellen einer neuen Buchung im Admin-Bereich unter Assets → Neue Buchung einfach die entsprechende Option.

Hinweis: Der Asset-Check-in kann im Admin-Bereich unter Globale Einstellungen → Asset Management aktiviert werden.