Buchungsbeschränkungen

Übersicht

Administratoren können Regeln und Gruppen konfigurieren, die die Zugriffsrechte der Benutzer einschränken. In diesem Artikel erläutern wir die Arten von Einschränkungen, die für Sie gelten können.

Ressourcenstatus

Eine Ressource kann standardmäßig drei Status haben: flexibel, nicht verfügbar und fest zugewiesen. Nur flexible Ressourcen können gebucht werden. Nicht verfügbare Ressourcen können in Flexopus in der Regel nicht gebucht werden. Fest zugewiesene Ressourcen sind dauerhaft einem ausgewählten Benutzer zugeordnet.

Benutzergruppen

Administratoren können Benutzergruppen erstellen und Benutzer diesen Gruppen zuweisen. Die Gruppen können verwendet werden, um die Sichtbarkeit von Gebäuden und Etagen innerhalb von Flexopus zu verwalten und um zu entscheiden, welcher Benutzer welches Objekt buchen kann. Abhängig von den von den administrativ verwalteten Benutzergruppen kann Ihr Zugriff auf bestimmte Gebäude, Etagen und Ressourcen eingeschränkt sein:

• Sie können ein Gebäude nicht sehen.
• Sie können ein Gebäude sehen, aber nur ausgewählte Etagen.
• Sie können das Gebäude und die Etage sehen, aber keine Ressource buchen.
• Sie können eine Ressource buchen, aber andere Benutzer haben mit einer Prioritätsgruppe Vorrang bei der Buchung.

Anzahl der Buchungen

Als normaler Benutzer können Sie nicht unbegrenzt viele Buchungen für Schreibtische oder Parkplätze vornehmen. In der Regel erstellt jeder Benutzer nur Buchungen für sich selbst, sodass Sie jeweils nur eine Parkplatzbuchung und eine Schreibtischbuchung gleichzeitig vornehmen können. Sie können nicht zwei Ressourcen desselben Typs gleichzeitig buchen. Außerdem können Sie keine Arbeitsplatzbuchung parallel zu einer Homeoffice-Buchung vornehmen.

Diese Einstellung kann für Besprechungsräume und andere Buchungstypen abweichen.

Zeitliche Beschränkungen

Je nach den Buchungseinstellungen Ihrer Administratoren können Sie zeitliche und datumsbezogene Beschränkungen haben:

• Begrenzte Kernzeiten
  Beispielsweise können Sie nicht für den gesamten Tag von 00:00 bis 24:00 Uhr buchen, da die Arbeitszeiten Ihres Unternehmens möglicherweise auf 06:00 bis 20:00 Uhr beschränkt sind.
• Begrenzte Tage
  Die Buchungen sind in der Regel auf 14 bis 28 Tage im Voraus begrenzt, um zu verhindern, dass Benutzer ihre Schreibtische Jahre im Voraus buchen.
• Keine wiederkehrenden Buchungen
  Die Buchungsart „Wiederkehrende Buchung” kann deaktiviert sein.

Workarounds

Beachten Sie, dass diese Einschränkungen zur Unterstützung der Standard-Buchungsfälle eingeführt wurden. Möglicherweise haben Sie jedoch einen Sonderfall und benötigen mehr parallele Buchungen für einen Zeitraum von zwei Monaten im Voraus. Ein Grund dafür könnte sein, dass Sie einen Workshop, einen Hackathon, eine Task Force oder etwas Ähnliches organisieren möchten. In diesem Fall können Sie sich an einen Büroleiter Ihrer Organisation wenden und ihn bitten, mehrere Buchungen für Sie vorzunehmen. Die Administratoren sind nicht an Zeit und Raum gebunden und können Ihnen dabei helfen, mehr Ressourcen im Voraus zu buchen.