Catering mit delegiertem Zugriff

Übersicht

Standardmäßig stehen Ihnen vier Optionen zur Bestellung eines Catering-Services zur Verfügung:

1. Einzelne Catering-Bestellung | Flexopus-Webanwendung.
   Auf diese Weise können Sie einen Catering-Service für einen bestimmten Zeitpunkt bestellen; hierbei handelt es sich um eine statische Bestellung, die nicht mit einer Raumreservierung verknüpft ist. Stornierungen und Zeitänderungen müssen Sie manuell vornehmen. Diese Option kann von Administratoren für Sie deaktiviert werden.
2. Eventbezogene Catering-Bestellung | Flexopus-Webanwendung.
   Sie können in Flexopus eine Catering-Bestellung zu einem bestehenden Event mit Raumreservierung hinzufügen. Auf diese Weise ist die Bestellung mit der Veranstaltung und der Raumreservierung verknüpft. Eine Änderung des Veranstaltungszeitpunkts verschiebt auch die Catering-Bestellung. Eine Stornierung des Events storniert auch die Catering-Bestellung.
3. Eventbezogene Catering-Bestellung | Outlook-Add-In
   Sie können eine eventbezogene Catering-Bestellung auch über das Outlook-Add-In erstellen. Das Bearbeiten oder Stornieren der Veranstaltung wirkt sich ebenfalls auf die Catering-Bestellung aus.
4. Kontaktieren Sie den Dienstleister | Telefon oder E-Mail
   Sie können den Dienstleister kontaktieren und ihn bitten, eine Bestellung für Sie zu erstellen. Der Administrator des Dienstleisters kann eigenständige Catering-Bestellungen manuell im Admin-Bereich erstellen.

In jedem Fall kann die Catering-Bestellung nur von dem Benutzer aufgegeben werden, der die Bestellung anfordert. Wenn Sie als Assistent tätig sind oder den Kalender eines anderen Benutzers verwalten, können Sie standardmäßig keine Bestellungen für diesen Benutzer aufgeben.

Lösung:
Sie können bei Ihren Flexopus-Systemadministratoren eine Delegationsberechtigung beantragen, um Zugriff auf die Reservierungen eines bestimmten Benutzers zu erhalten. Auf diese Weise können Sie sich bei Flexopus anmelden, zum Konto des delegierten Benutzers wechseln und alle seine Reservierungen verwalten. Sie können die Catering-Bestellung in Flexopus erstellen und bearbeiten. Diese Option gilt nicht für die Bestellfunktion in Outlook.

Bedienungsanleitung

Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erklärung der Stellvertreterbuchung.

SCHRITT 0 – Berechtigungen für die Delegierung anfordern

Navigieren Sie zu Profil > Benutzer wechseln. Wenn diese Option nicht angezeigt wird, verfügen Sie nicht über die Berechtigung, die Buchungen eines anderen Benutzers zu verwalten. Wenden Sie sich an Ihren Flexopus-Administrator, um diese Berechtigung zu erhalten.

SCHRITT 1 – Benutzer wechseln

Wenn Sie die Registerkarte Benutzer wechseln sehen, können Sie die Buchungen der aufgeführten Benutzer verwalten. Klicken Sie auf Vertreten.

SCHRITT 2/a – Einzelne Cateringbuchung erstellen

Sofern die Option zur Erstellung einer einzelnen Catering- oder Servicebuchung aktiviert ist, können Sie für den ausgewählten Benutzer eine Bestellung tätigen, unabhängig von dessen Raumreservierungen und Veranstaltungen. Das Catering oder die Serviceleistung wird zu diesem festgelegten Bestellzeitpunkt geliefert oder erbracht. Diese Option kann je nach den Einstellungen des Administrators deaktiviert sein.

SCHRITT 2/b – Event-Catering bestellen

Sie können auch eine Raumbuchung für den vertretenen Benutzer hinzufügen. Sie können die Raumreservierung auf folgende Weisen erstellen (Event-Option):

1. In Flexopus, sofern dies von den Administratoren aktiviert wurde, oder;
2. Sie können das Event im Outlook-Kalender des Benutzers erstellen, sofern Sie Zugriff darauf haben. Das Event wird durch die Exchange-Synchronisation in Flexopus angezeigt.

Sobald der Termin erstellt ist, können Sie die Catering-Bestellungen für den Termin verwalten. Hier werden nur die Termine mit einer gültigen Raumreservierung aufgelistet:

Öffnen Sie den Termin, indem Sie darauf klicken. Sie können die Termindetails nicht bearbeiten, aber Sie können die Serviceaufträge des Termins verwalten. Der Termin kann mehrere Raumreservierungen enthalten. Wählen Sie den Raum aus, den Sie für den Serviceauftrag verwenden möchten:

Anschließend können Sie den Dienstleister auswählen und den Serviceauftrag erstellen:

Sobald der Serviceauftrag erstellt ist, können Sie ihn in der Buchungsliste sehen:

Mehrere bevollmächtigte Benutzer

Wenn Sie mehrere delegierte Benutzer verwalten, kann das Wechseln zwischen deren Profilen in Flexopus mühsam werden. Sie können versuchen, bei Ihrem Flexopus-Administrator die Administratorrolle für Catering & Services in Flexopus zu beantragen. Auf diese Weise können Sie im Admin-Bereich von Flexopus alle Catering-Bestellungen einsehen, was die Verwaltung der Bestellungen etwas vereinfachen könnte. So haben Sie einen Überblick über alle Bestellungen, einschließlich der Bestellungen Ihrer Kollegen.