Event Management
Das Event Management ist eine erweiterte Lösung für die Raumbuchung und bietet Optionen wie das Einladen von Teilnehmern, das Buchen mehrerer Räume, das Hinzufügen einer Beschreibung und optional das Hinzufügen von Catering- und Servicepositionen.
Ereignis erstellen
Sobald Ihr Unternehmen das Event Management aktiviert hat, wird auf der Buchungsseite eine neue Kachel hinzugefügt.
Sobald Sie darauf klicken, gelangen Sie zur Ereignisplanungsübersicht, wo Sie alle Ihre bevorzugten Besprechungsräume sehen oder nach Standort filtern können. Sie sehen sofort die Belegung dieser Räume und können sich direkt für einen Raum entscheiden, der Ihren Anforderungen entspricht.
Der folgende Artikel zeigt Ihnen, wie Sie Ihre bevorzugten Besprechungsräume festlegen können, um schnell und einfach auf Ihre bevorzugten Standorte zuzugreifen:
Vanessa Erk
Sie können nun mit der Erstellung der Veranstaltung beginnen, indem Sie entweder einen Zeitraum in der Verfügbarkeitsübersicht auswählen oder auf die grüne Schaltfläche Ereignis erstellen klicken.
Prozess zur Erstellung einer Veranstaltung
Durch Auslösen des Prozesses zur Erstellung eines Ereignisses öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie den Titel eines Ereignisses festlegen, Datum und Uhrzeit auswählen, Teilnehmer einladen und einen oder mehrere Räume für Ihr Ereignis auswählen. Wenn Ihre Räume über Microsoft Exchange Online verbunden sind, können Sie auch direkt einen Meeting-Link für externe Teilnehmer erstellen. Außerdem können Sie eine Beschreibung mit weiteren Informationen oder eine Tagesordnung für Ihr Meeting eingeben.
Serviceaufträge hinzufügen
Wenn Sie auch unsere Catering- und Servicefunktion nutzen, haben Sie die Möglichkeit, Ihrem Ereignis sofort einen Serviceauftrag hinzuzufügen. Dies könnte beispielsweise die Anweisung an den Facility Manager sein, die Sitzplätze auf eine bestimmte Weise anzuordnen, oder eine Bestellung bei dem Caterer aufzugeben, der für die Verpflegung der Veranstaltung zuständig ist.
Um einen Serviceauftrag zu erteilen, klicken Sie auf Eine Bestellung hinzufügen oder wechseln Sie zur Registerkarte Serviceanbieter. Hier können Sie auswählen, für welchen Raum Sie einen Auftrag erstellen möchten.
Durch Klicken auf Hinzufügen wird das Fenster zum Erstellen des Serviceauftrags geöffnet.
Weitere Informationen zu Catering- und Serviceaufträgen finden Sie hier:
Vanessa Erk
Letzter Schritt
Sobald alle Details eingegeben und das Ereignis erstellt wurde, werden Sie zu Ihrer persönlichen Buchungsübersicht weitergeleitet. Hier sehen Sie alle von Ihnen erstellten Ereignisse, genau wie Sie es von Ihren regulären Ressourcenbuchungen gewohnt sind.
