Was ist Flexopus?
Flexopus-Anwendung
Flexopus ist eine Workplace Management Software, die als B2B-Softwarelösung zur Verwaltung von Büroressourcen und Workflows verwendet wird. Die Anwendung bietet viele Softwaremodule und Lösungen, darunter:
- Desk Sharing / Arbeitsplatzbuchung
- Parkplatz-Sharing / Parkplatzbuchung
- Besprechungsraumverwaltung
- Besuchermanagement / Besucherregistrierung
- Catering & Services
- Digital Signage Displays für Besprechungsräume
- Besprechungsraum-Finder
- Anwesenheitsliste für Nutzer
Die Anwendung wird für jede Organisation über separate URLs bereitgestellt. Dadurch können Nutzerverwaltung und Login-Einstellungen je Organisation entsprechend den jeweiligen Präferenzen unterschiedlich konfiguriert werden. Die Zugriffsrechte für jede Flexopus-Organisation müssen von einem Administrator gewährt werden. Daher können Sie kein Formular ausfüllen, um sich selbst zu registrieren.
Desk Sharing / Arbeitsplatzbuchung
Als Mitarbeitender einer Organisation können Sie in die Anwendung eingeladen werden, um Ihren Arbeitsplatz zu buchen. Diese Funktion wird typischerweise verwendet, um ein flexibles Bürokonzept oder ein sogenanntes hybrides Bürokonzept zu verwalten. Die Administratoren legen fest, welcher Arbeitsplatz von welchem Nutzer gebucht werden kann. Außerdem wird konfiguriert, wie lange im Voraus Arbeitsplätze gebucht werden können.
Als Nutzer können Sie einen Zeitraum auswählen, ein Gebäude auswählen und sehen, welche Arbeitsplätze gebucht werden können. Grundsätzlich ist jeder Nutzer selbst dafür verantwortlich, Arbeitsplätze entsprechend dem persönlichen Bedarf zu buchen.
Parkplatz-Sharing / Parkplatzbuchung
Ähnlich wie bei der Desk Sharing-Lösung können Mitarbeitende einer Organisation auch ihren Parkplatz über Flexopus buchen.
Bespechungsraumverwaltung
Zusätzlich zu Arbeitsplätzen und Parkplätzen können auch Büroressourcen wie Besprechungsräume, Konferenzräume und Telefonboxen über Flexopus gebucht werden. In diesem Fall erfolgt die Buchung jedoch meist bereits über Microsoft Outlook via Microsoft Exchange Online oder über Google Calendar. Das Ziel von Flexopus ist nicht, den bereits funktionierenden Workflow in Microsoft oder Google zu ersetzen. Unser Ziel ist es vielmehr, diesen um zusätzliche Funktionen zu erweitern, zum Beispiel:
- Digital Signage Displays für Besprechungsräume
- Meeting Room Boards
- Catering & Services
- Live-Plan zur Statusübersicht
- Auslastungsstatistiken basierend auf der Nutzung von Besprechungsräumen
- Ad-hoc-Buchung
- Microsoft Outlook Add-in
Besuchermanagement / Besucherregistrierung
Registrieren Sie Besucher in Ihrem Büro vorab, um ein Besucherprotokoll zu führen. Wenn Sie einen Besucher im Büro erwarten, können Sie diesen durch Eingabe von Name und E-Mail-Adresse ins Büro einladen. Beim Betreten oder bereits vor dem Betreten des Büros kann der Besucher die erforderlichen Dokumente unterzeichnen, um Zugang zur Einrichtung zu erhalten. Dazu können beispielsweise eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung, Büroregeln oder andere Dokumente gehören, die Ihre Organisation als verpflichtende Besucherdokumente definiert hat.
Der Besucherregistrierungsprozess ist notwendig, um bestimmte Informationssicherheitsstandards wie ISO9001, ISO27001, TISAX usw. einzuhalten. Ihr Unternehmen benötigt diese Zertifizierungen wahrscheinlich, um Dienstleistungen zu verkaufen. Daher muss ein bestimmtes Informationssicherheitsniveau gewährleistet werden, indem bekannt ist, wer wann das Büro betritt.
Catering & Services
Abhängig von der Größe Ihres Büros können von der Organisation Services angeboten werden, die den Arbeitsalltag erleichtern. Ein solcher Service kann ein Catering-Service sein, über den Sie Kaffee und Frühstück für Meeting-Teilnehmende, meist externe Gäste, bestellen können. Ein Service kann aber auch ein Reinigungsservice oder ein Facility Management Service sein, um den Konferenzraum vor einem größeren Meeting vorzubereiten.
Services und Serviceartikel können in Flexopus definiert und von Nutzern bestellt werden.
Digital Signage Displays für Besprechungsräume
Digital Signage Displays werden verwendet, um den Buchungsstatus eines Besprechungsraums anzuzeigen. Über LEDs können Sie den Reservierungsstatus des Raums bereits aus der Ferne erkennen. Alle kommenden Buchungen werden auf dem Gerät angezeigt. Optional können die Buchungen auch aus Microsoft oder Google mit der Flexopus-Anwendung synchronisiert werden.
Wenn der Raum frei ist, kann direkt auf dem Display eine Ad-hoc-Buchung erstellt werden. Optional kann eine Check-in-Funktion aktiviert werden, um zu bestätigen, dass die Raumbuchung tatsächlich benötigt wird und es sich nicht um eine Ghost-Meetingraumbuchung handelt.
Besprechungsraum-Finder
Die kommenden Buchungen der Besprechungsräume, die einer Etage oder einem Gebäude zugeordnet sind, können auf einem Besprechungsraum-Finder angezeigt werden. So lässt sich schnell erkennen, welcher Raum aktuell frei ist.
Anwesenheitsliste für Nutzer
Kolleginnen und Kollegen mit einer aktiven Buchung am heutigen Tag können auf einem Anwesenheitsboard angezeigt werden, um zu sehen, wer heute ins Büro kommt. Dies ist eine optionale Komforterweiterung, um Personen im Büro leichter auffindbar zu machen, indem sichtbar ist, wer sich im Gebäude befinden wird. Dieselben Informationen können auch direkt in der Anwendung über den Live-Plan eingesehen werden.
Flexopus GmbH
Die Flexopus GmbH ist ein EU-basiertes B2B-SaaS-Unternehmen mit Sitz in Stuttgart, Deutschland. Die Entwicklung der Flexopus Workplace Management-Anwendung begann bereits vor der COVID-19-Pandemie als Joint-Venture-Projekt der Unternehmen apicore engineering GmbH und Banauten GmbH. In den vergangenen Jahren hat sich das Unternehmen zu einem stabilen, profitablen und privat geführten SaaS-Unternehmen entwickelt, das unabhängig von externen Venture-Capital-Gesellschaften ist.
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