Microsoft Standortsynchronisation
Warum sollten Arbeitsorte synchronisiert werden?
Anhand der Buchungen von Arbeitsplätzen und Homeoffices können Sie Daten zu Arbeitsorten in die Kalender der Benutzer synchronisieren, um deren Anwesenheit im Büro für die anderen Kollegen direkt in Outlook anzuzeigen. Bei einer Arbeitsplatzbuchung werden der Name des Gebäudes, der Name der Etage und der Name des Arbeitsplatzes synchronisiert.
Einrichtungsanleitung
Im Folgenden erläutern wir Ihnen, wie Sie die Synchronisierung der Arbeitsorte konfigurieren.
SCHRITT 1 – Microsoft Exchange
Für diese Integration müssen Sie eine Microsoft Exchange-Integration aktivieren. Sie funktioniert sowohl mit Microsoft Exchange Online als auch mit Microsoft Exchange On-Premise:
Stellen Sie sicher, dass die Integrationen uns den Zugriff auf den Kalender des Benutzers zum Lesen und Schreiben von Terminen ermöglichen.
SCHRITT 2 – Synchronisierung zulassen
Navigieren Sie in Flexopus als Administrator zu Globale Einstellungen > Integrationen > Microsoft Exchange Online. Aktivieren Sie die Funktion zur Synchronisierung des Arbeitsorts.
Dadurch werden Arbeitsplatzreservierungen und Homeoffice-Tage als ganztägige Termine in die persönlichen Microsoft Exchange-Kalender der Benutzer synchronisiert – so können Kollegen schnell erkennen, wo sich jemand gerade befindet, und beispielsweise die Planung von Präsenzbesprechungen vereinfachen.
Arbeitsorte löschen / bearbeiten
Eine Buchung in Flexopus löschen
Wenn Sie eine Buchung in Flexopus löschen, wird der Arbeitsort aus Ihrem Outlook-Kalender entfernt.
Den Arbeitsort manuell in Outlook löschen
Wenn Sie den Arbeitsort manuell aus Ihrem Kalender löschen, wird Flexopus nicht benachrichtigt und kann ihn nicht ersetzen; wenn Sie Ihre Buchung jedoch bearbeiten, wird er erneut angelegt.
Buchung in Flexopus bearbeiten
Wenn Sie eine Buchung in Flexopus bearbeiten, wird der Arbeitsort auch in Ihrem Outlook-Kalender entsprechend angepasst.
Arbeitsort in Outlook bearbeiten
Wenn Sie den Arbeitsort manuell in Ihrem Kalender bearbeiten, wird Flexopus nicht benachrichtigt und kann die Änderungen nicht rückgängig machen. Flexopus überschreibt jedoch Ihre manuellen Änderungen, wenn Sie Ihre Buchung in Flexopus bearbeiten.
Trouble Shooting / FAQ
Muss ich in Microsoft für jeden Schreibtisch eine Ressource anlegen?
Nein, Sie müssen nicht für jeden Arbeitsplatz eine Ressource anlegen.