Kostenstellen
Warum Kostenstellen verwenden?
Kostenstellen wurden eingeführt, um den Anforderungen von Kunden gerecht zu werden, die Statistiken zur Ressourcennutzung auf Gruppenebene erstellen wollten. So können sie sehen, wie viele Ressourcen jede Nutzergruppe im Laufe der Zeit gebucht hat. Solche Statistiken können nützlich sein, um eine nutzungsbasierte Kostenverteilung zwischen Abteilungen zu erstellen und eine faire Kostenverteilung auf der Grundlage der Ressourcennutzung sicherzustellen.
Das Problem mit Nutzergruppen
Um einen genauen kostenbasierten Vergleich zwischen zwei Abteilungen zu erzielen, ist eine klare Organisationsstruktur unerlässlich. Das bedeutet, dass Nutzer in Abteilung A nur Mitglieder der Gruppe DEP_A sein sollten und Nutzer in Abteilung B nur Mitglieder der Gruppe DEP_B. In der Praxis funktioniert dies jedoch nicht immer so. Im täglichen Betrieb kommt es häufig zu Vermischungen von Gruppen, und Nutzer können gleichzeitig mehreren Gruppen angehören. Gruppen werden auch zur Verwaltung des Zugriffs auf verschiedene Ressourcen verwendet, was zu einem flexibleren und manchmal inkonsistenten Gruppenverwaltungssystem führt. Nutzer können zu einer Gruppe hinzugefügt und aus einer anderen entfernt werden (oder auch nicht), was zu möglichen Überschneidungen oder Verwirrung führen kann.
Stellen wir uns nun folgende Situation vor:
Wenn wir die Anzahl der Buchungen zwischen Gruppe A, Gruppe B und Gruppe C vergleichen möchten, stehen wir vor einer Herausforderung, da einige Nutzer Mitglieder mehrerer Gruppen sind. Diese Nutzer müssten identifiziert werden, und es müsste entschieden werden, welche Abteilung (Gruppe) für ihre Büronutzungskosten verantwortlich sein soll.
Dieser Prozess wird durch mehrere Faktoren noch komplexer:
- Die Gruppenzugehörigkeit kann sich jederzeit ändern.
- Nutzer können die Organisation verlassen, und ihre Profile könnten gelöscht werden.
- Viele Kunden nutzen außerdem die Anonymisierungsfunktion, was die Nachverfolgung und Zuordnung vergangener Buchungen zu bestimmten Nutzern oder Gruppen weiter erschwert.
Um diese Komplexität zu bewältigen, ist es wichtig, klare Regeln für den Umgang mit Nutzern in mehreren Gruppen festzulegen und Änderungen der Gruppenmitgliedschaft oder Anonymisierungsrichtlinien bei der Berechnung der nutzungsabhängigen Kosten zu berücksichtigen.
Lösung mit Kostenstellen
Wie oben beschrieben, ist eine eindeutige Zuordnung zwischen einem Nutzer und einer Abteilung oder Kostenstelle unerlässlich. Um sicherzustellen, dass jeder Nutzer nur einer Abteilung oder Kostenstelle zugeordnet ist, haben wir das Kostenstellenmodul eingeführt. Sie können Kostenstellen erstellen und ihnen Nutzer zuweisen. Die Definition einer Kostenstelle ist flexibel – sie kann eine Abteilung oder eine beliebige andere Gruppierung darstellen. Sie können die Kostenstelle eines Nutzers auch jederzeit ändern.
Wenn ein Nutzer eine Buchung vornimmt, wird diese mit seinem Profil verknüpft, und Buchungen werden nach einer festgelegten Anzahl von Tagen gemäß Ihren Administratoreinstellungen anonymisiert. Um die Anonymisierung der Kostenstelle (ein Nutzerspezifisches Feld) zu verhindern, kopieren wir die aktuelle Kostenstelle des Nutzer aus seinem Profil in die Buchung. Dies geschieht zu Beginn der Buchung, wodurch die Kostenstelle effektiv als „Käufer” der Buchung markiert wird. Dieser Vorgang kann als Kauftransaktion betrachtet werden, bei der die Kostenstelle die Buchung zu Tracking-Zwecken erwirbt.
Auch die Anonymisierungsfunktion stellt kein Problem dar, da die Kostenstelle aus dem Nutzerprofil in die Buchungen kopiert wird. Durch die Anonymisierung werden die Nutzerprofile von den Buchungenen getrennt.
Kostenstellenstatistik
Buchungen in CSV/XLSX exportieren
Eine Übersicht aller Buchungen finden Sie im Admin-Bereich unter Dashboard > Buchungen > Alle Buchungen. Hier können Sie über das Filter-Symbol nach Kostenstellen und anderen Optionen filtern. Um die aktuelle Buchungsliste zur weiteren Auswertung herunterzuladen, klicken Sie einfach auf das Download-Symbol und wählen Sie zwischen dem XLSX- oder CSV-Format.
Vorab berechnete Statistiken
Da die Kostenstelle direkt in jede Buchung kopiert wird, ist die Erstellung von Statistiken einfach, sobald genügend Daten gesammelt wurden. Als Administrator können Sie die Buchungen exportieren, indem Sie zu „Dashboard > Alle Buchungen“ navigieren oder die REST-API verwenden. Mit diesen Daten können Sie Statistiken Ihrer Wahl erstellen, um die Nutzung und Kostenverteilung über die Kostenstellen hinweg zu analysieren.
Konfigurationshandbuch
Das Nutzerattribut Kostenstelle kann auf verschiedene Arten konfiguriert und verwaltet werden. Sie können es manuell erstellen und verwalten oder es mit einem SAML2- oder SCIM-Attribut verbinden und von Ihrem Identitätsanbieter synchronisieren lassen.
Kostenstellen
Navigieren Sie als Administrator in Flexopus zu Dashboard > Nutzer > Kostenstellen. Hier finden Sie eine Liste aller Kostenstellen.
Standardmäßig sind alle Nutzer einer Kostenstelle namens „Standard“ zugeordnet. Diese Kostenstelle kann nicht bearbeitet werden.
Kostenstelle manuell erstellen
Sie können Kostenstellen manuell im Admin-Dashboard hinzufügen. Jede Kostenstelle muss einen eindeutigen Namen haben, der erforderlich ist. Nachdem Sie eine Kostenstelle erstellt haben, können Sie ihr Nutzer zuordnen.
Alternativ können Sie Nutzerprofile im Admin-Dashboard öffnen, nach einem bestimmten Nutzer suchen und dessen Kostenstelle manuell in seinem Profil ändern.
Optional: Bearbeiten von Kostenstellen durch Nutzer aktivieren
Zusätzlich zur zentralen Verwaltung von Kostenstellen über das Admin-Dashboard können Nutzer mit einer optionalen Funktion ihre eigenen Kostenstellen bearbeiten.
Diese Funktion kann unter Einstellungen > Profileinstellungen mit der Option Kostenstellen bearbeiten aktiviert werden.
Nach der Aktivierung wird auf der Registerkarte Profil des Nutzers ein bearbeitbares Feld für Kostenstellen angezeigt.
Diese Option kann in Unternehmen nützlich sein, in denen eine dezentrale Aktualisierung der Kostenstellenzuweisungen gewünscht ist.
SAML2-Attribut
Wenn Sie SAML2 für Single Sign-On (SSO) verwenden, können Sie Kostenstellen extern über Ihren Identitätsanbieter verwalten. Erstellen Sie dazu eine neue Attributzuordnung mit dem Attribut „Kostenstelle”, das eine Zeichenfolge erwartet.
- Senden einer neuen Kostenstelle: Wenn eine neue Kostenstelle über dieses Attribut gesendet wird, erstellt das System automatisch die neue Kostenstelle. Es ist nicht erforderlich, sie manuell zu erstellen.
- Senden einer bestehenden Kostenstelle: Wenn eine bestehende Kostenstelle über dieses Attribut gesendet wird, gleicht das System die Kostenstelle anhand des angegebenen Namens ab. Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird, wird der Nutzer zur bestehenden Kostenstelle hinzugefügt.
SCIM-Attribut
Die Kostenstelle kann auch über die SCIM-API konfiguriert und gesendet werden. Verbinden Sie dazu das Attribut costcenter in der Attributzuordnung mit dem entsprechenden Feld in Ihrem Identitätsanbieter. Wir empfehlen Ihnen, die SCIM-Synchronisierung einzurichten, wenn Ihr Identitätsanbieter dies unterstützt.
Der Grund dafür ist, dass Änderungen an der Kostenstelle mit SCIM schneller verarbeitet werden. Im Gegensatz dazu erfolgt die SAML2-Attributsynchronisierung nur, wenn der Nutzer einen Authentifizierungsprozess initiiert, was je nach Konfiguration der Sitzungsdauer in Flexopus zu Verzögerungen führen kann.