Buchungsanonymisierung
Übersicht
Mit dieser Funktion können Sie eine Datumsgrenze festlegen, nach der Buchungen anonymisiert werden. Das bedeutet, dass das System weiterhin Informationen darüber speichert, welche Ressource wann gebucht wurde. Der mit der Buchung verknüpfte Nutzer wird jedoch dauerhaft von den Daten getrennt, sodass die Anonymität gewährleistet ist.
Diese Funktion ist hilfreich, um die Menge der in Flexopus gespeicherten personenbezogenen Daten zu minimieren. Dadurch unterstützt sie den Datenschutz und die Einhaltung von Vorschriften wie der DSGVO.
Konfiguration
So konfigurieren Sie die Anonymisierungseinstellungen in Flexopus:
- Navigieren Sie als Administrator zu Dashboard > Einstellungen > Datenschutzeinstellungen > Buchungsanonymisierung.
- Aktivieren Sie die Option und legen Sie das Anonymisierungsintervall fest, also die Anzahl der Tage.
Das System anonymisiert Buchungen automatisch täglich auf Grundlage des von Ihnen festgelegten Intervalls. So wird sichergestellt, dass vergangene Buchungen entsprechend Ihren Datenschutzpräferenzen anonymisiert werden.
EU-basierte Kunden
Viele EU-basierte Flexopus-Kunden aktivieren die Anonymisierungseinstellungen, um die Erfassung nutzerbasierter Statistiken zu verhindern. Dies geschieht häufig aufgrund von Bedenken des Betriebsrats, da Büro-Buchungen mit Mitarbeitenden verknüpft werden könnten und dadurch potenziell nachvollziehbar wäre, wann und wo Mitarbeitende gearbeitet haben. Da der Hauptzweck von Flexopus darin besteht, die Büroauslastung zu optimieren, verlangt der Betriebsrat häufig, dass vergangene Buchungen anonymisiert werden.
Gemäß DSGVO sollten personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es zur Erfüllung des Zwecks der Datenerhebung erforderlich ist — in diesem Fall zur Buchung einer Ressource. Sobald der Zweck der Buchung erfüllt ist, können personenbezogene Daten anonymisiert werden.
Es kann jedoch gültige Gründe geben, Daten länger zu speichern. Ebenso kann es sein, dass Sie nicht der DSGVO unterliegen. In diesem Fall können Sie Buchungen aufbewahren und nutzerbasierte Statistiken verwenden. Auch als EU-basierter Kunde können Sie berechtigte Gründe haben, Daten über einen längeren Zeitraum aufzubewahren.
Statistiken
Nachdem die Daten anonymisiert wurden, kann Flexopus weiterhin Auslastungsstatistiken auf Gebäude-, Etagen- und Ressourcenebene bereitstellen. Es ist jedoch nicht mehr nachvollziehbar, welcher Nutzer in der Vergangenheit anwesend war. Weitere Informationen zu den Statistiken finden Sie hier:
Vanessa Erk
Vanessa Erk