Datenschutzrichtlinien
Datenschutzerklärung
Flexopus verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag von Unternehmen auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV), der zwischen Flexopus und Ihrer Organisation abgeschlossen wurde.
Ihre Organisation agiert als Verantwortlicher, während Flexopus als Auftragsverarbeiter tätig ist. Als Verantwortlicher ist Ihre Organisation dafür zuständig, sicherzustellen, dass eine gültige Datenschutzerklärung vorhanden ist, damit Nutzer nachvollziehen können, wie ihre Daten verarbeitet werden. Flexopus verarbeitet Daten im Auftrag Ihres Unternehmens. Daher liegt es in der Verantwortung Ihrer Organisation, das Impressum und die Datenschutztexte bereitzustellen, die Nutzer bei der Verwendung der Anwendung bestätigen müssen.
So konfigurieren Sie die Datenschutzerklärung in Flexopus:
- Navigieren Sie als Administrator zu Dashboard > Globale Einstellungen > Datenschutzeinstellungen.
- Laden Sie die Datenschutzerklärung und das Impressum Ihrer Organisation hoch oder geben Sie diese ein.
- Stellen Sie sicher, dass die Dokumente korrekt und aktuell sind, da sie den Rahmen für die Datenverarbeitung beschreiben.
Diese Richtlinien werden Nutzern angezeigt, wenn sie mit Ihrem Flexopus-Tenant interagieren.
Standard-Datenschutzerklärung
Flexopus bietet ein Standard-Impressum und eine Standard-Datenschutzerklärung, die von Administratoren einfach konfiguriert werden können. So richten Sie diese ein:
- Navigieren Sie zu Dashboard > Globale Einstellungen > Datenschutzeinstellungen > Datenschutzerklärung.
- Passen Sie die Datenschutzerklärung und das Impressum für Ihre Organisation an und konfigurieren Sie diese.
Dadurch wird sichergestellt, dass Nutzer beim Verwenden der Anwendung den relevanten Rahmen für die Datenverarbeitung einsehen können.
In Flexopus können Sie die Angaben zu Ihrem Datenschutzbeauftragten konfigurieren, indem Sie zu folgendem Bereich navigieren:
- Dashboard > Globale Einstellungen > Datenschutzeinstellungen > Datenschutzerklärung.
Hier können Sie die folgenden Informationen eingeben:
- Unternehmensname
- Name des Datenschutzbeauftragten (erforderlich)
- Adresse
- Telefonnummer
Auch wenn nicht alle Felder verpflichtend sind, sollten Sie mindestens den Namen des Datenschutzbeauftragten eintragen, um die Anforderungen an den Datenschutz zu erfüllen.
Flexopus speichert Ihre Daten innerhalb der EU. Die Unterauftragsverarbeiter finden Sie im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) im Anhang. Einige Integrationen, wie die Google Kalender- oder Microsoft Exchange Online-Integration, können Daten auch in den USA verarbeiten. Wenn Sie Ihre Datenschutzerklärung konfigurieren und Integrationen wie Microsoft oder Google für Besprechungsraumbuchungen verwenden, müssen Sie möglicherweise einen Hinweis aufnehmen, der Folgendes aussagt:
Die Reservierung von Besprechungsräumen wird mit Microsoft/Google geteilt. Daher werden die Daten global verarbeitet, einschließlich in den USA.
Falls dies nicht zutrifft, können Sie einfach Folgendes verwenden:
Die Daten werden nicht in ein Drittland übermittelt.
Anschließend müssen Sie den Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten definieren. Sie können die folgenden Beschreibungen verwenden:
- Workplace Management Anwendung
- Coworking Space Management
- Besuchermanagement
Diese Angaben verdeutlichen den Zweck der Nutzung der Anwendung zur Verarbeitung personenbezogener Daten.
Durch die Konfiguration dieser wenigen einfachen Schritte ist Ihre Standard-Datenschutzerklärung eingerichtet und einsatzbereit.
Individuelle Datenschutzerklärung
Wenn Sie mit der bereitgestellten Datenschutzerklärung nicht zufrieden sind, können Sie Ihr eigenes Dokument hochladen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Navigieren Sie zu Dashboard > Globale Einstellungen > Datenschutzeinstellungen > Datenschutzerklärung.
- Wählen Sie die Option Eigene Datenschutzerklärung verwenden.
- Laden Sie Ihr PDF-Dokument hoch.
Wenn diese Option aktiviert ist, zeigt Flexopus Ihr individuelles Dokument an, wenn Nutzer in Ihrem Tenant auf die Links zur Datenschutzerklärung klicken.
Bestätigung der Datenschutzerklärung
Sie können außerdem die Option Bestätigung der Datenschutzerklärung erforderlich aktivieren. Wenn diese Option aktiviert ist, müssen Nutzer der Datenschutzerklärung beim ersten Login aktiv zustimmen. Die Zustimmung wird anschließend mit dem Datum der Zustimmung zu Compliance-Zwecken dokumentiert und gespeichert.