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Buchungsverwaltung

Buchungen für Kollegen

Buchungen für Kollegen

Überblick

Ein regulärer Benutzer kann je nach globalen Einstellungen und Benutzergruppen jeweils einen Schreibtisch oder einen Parkplatz reservieren. In besonderen Fällen, wie beispielsweise bei einer Firmenveranstaltung oder einem Teamtag, kann es jedoch vorkommen, dass mehrere Ressourcen reserviert werden müssen.

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Hinweis! Nur weil Sie eine Reservierung für einen Kollegen vornehmen können, heißt das nicht, dass Sie dies auch immer tun sollten. Versuchen Sie, nicht zum persönlichen Assistenten Ihrer Kollegen zu werden, und nehmen Sie Reservierungen für sie nur vor, wenn es einen triftigen Grund dafür gibt.

Buchungen als Administrator erstellen

Als Administrator können Sie Reservierungen für die Benutzer mit weniger Einschränkungen erstellen:

  • Unbegrenzte Zeitspanne
    Benutzer können Reservierungen in der Regel nur bis zu X Tage im Voraus erstellen; diese Einschränkung gilt nicht für Administratoren.
  • Unbegrenzte Anzahl von Ressourcen
    Benutzer können jeweils nur eine Reservierung erstellen; als Administrator können Sie mehrere Reservierungen parallel erstellen.
  • Vorab einchecken
    Wenn die Check-in-Funktion aktiv ist, müssen Benutzer am Zieldatum einchecken. Als Administrator können Sie Buchungen auch vorab einchecken.

SCHRITT 1 – Benutzer und Ressourcentyp auswählen

Navigieren Sie als Administrator in Flexopus zu Dashboard > Buchungen > Neue Buchung. Wählen Sie im ersten Schritt den Benutzer aus. Wählen Sie anschließend den Ressourcentyp aus, für den Sie eine Buchung erstellen möchten, z. B. einen Arbeitsplatz, einen Parkplatz oder einen Besprechungsraum.

Nutzer und Ressourcentyp auswählen

Möglicherweise bietet Ihre Organisation nicht alle Arten von Ressourcen an. In diesem Fall stehen Ihnen bei der Administratorbuchung weniger Optionen zur Verfügung.

SCHRITT 2 – Datum und Uhrzeit auswählen

Wählen Sie im zweiten Schritt das Datum und die Uhrzeit für die Reservierung aus:

  • Ein Tag
    Nur für das ausgewählte Datum buchen
  • Mehrere Tage
    Erstellen Sie für jeden Tag im ausgewählten Zeitraum eine einzelne Buchung.
  • Wiederkehrende Reservierung
    Erstellen Sie eine wöchentlich wiederkehrende Reservierung.

Flexopus prüft automatisch, ob der Benutzer für die ausgewählten Daten bereits Reservierungen hat, die sich überschneiden. Als Administrator ist es wichtig, über bestehende Buchungen innerhalb des ausgewählten Zeitraums informiert zu sein. Sie haben jedoch die Möglichkeit, diese Überschneidungen zu ignorieren und bei Bedarf mit der Erstellung einer neuen Buchung für den Benutzer fortzufahren.

Datum und Uhrzeit auswählen und Konflikte prüfen

Im Kalender zeigen Punkte an, an welchen Tagen der Benutzer bereits eine Buchung für den ausgewählten Ressourcentyp hat. Konflikte für die ausgewählten Termine werden auf der rechten Seite angezeigt. Sie können diese Buchungen bei Bedarf direkt löschen oder sie stehen lassen und neue Buchungen neben den bestehenden anlegen.

Überlappende Buchungen

SCHRITT 3 – Ressourcen auswählen

Wählen Sie im letzten Schritt den gewünschten Grundriss aus und wählen Sie eine oder mehrere Ressourcen aus.

Zugriffsdelegierung

Mit Flexopus können Benutzer Stellvertreter benennen, die Buchungen in ihrem Namen verwalten können. Diese Funktion bietet Teams die Flexibilität, kurzfristige Änderungen oder neue Buchungen – beispielsweise wenn ein Kollege krank ist – zu bearbeiten, ohne einen Systemadministrator kontaktieren zu müssen.

So benennen Sie einen Stellvertreter (Admin-Ansicht)

Administratoren können diese Berechtigungen direkt in den Einstellungen zur Benutzerverwaltung festlegen:

  1. Navigieren Sie zu Nutzer > Alle Nutzer.
  2. Wählen Sie den Benutzer aus, dem Sie einen Bevollmächtigten zuweisen möchten.
  3. Öffnen Sie den Tab Stellvertreterbuchung, um Bevollmächtigte hinzuzufügen oder zu verwalten.
Stellvertreter für Nutzer ernennen

So agieren Sie als Bevollmächtigter (Benutzeransicht)

Sobald einem Benutzer Bevollmächtigtenzugriff gewährt wurde, kann er sich als der andere Benutzer „ausgeben“, um dessen Terminkalender zu verwalten.

  1. Profil wechseln: Gehen Sie zu Ihren Profileinstellungen und wählen Sie Nutzer wechseln.
  2. Vertretung starten: Suchen Sie den Benutzer, den Sie vertreten möchten, und klicken Sie auf Vertreten.
  3. Aktiver Modus: Flexopus wechselt zur Ansicht dieses Benutzers. In diesem Modus wird Ihr Bildschirm mit einem gelben Rahmen umrandet, um anzuzeigen, dass Sie im Namen einer anderen Person handeln. Sie können nun Termine für diesen Benutzer erstellen, bearbeiten oder löschen.
  4. Beenden: Um zu Ihrem eigenen Konto zurückzukehren, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Beenden innerhalb des gelben Rahmens.
Nutzerprofil wechseln
Stellvertreterbuchung
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Hinweis! Diese Funktion befindet sich derzeit in der Beta-Phase. Um sie zu aktivieren, wenden Sie sich bitte an support@flexopus.com.