Privatsphäre für Nutzer
Übersicht
Definieren Sie, wie Nutzer sich gegenseitig in Flexopus sehen können. Jeder Nutzer hat standardmäßig ein öffentliches Nutzerprofil. Dort werden die Buchungen des Nutzers aufgelistet und Nutzer können nach Kolleginnen und Kollegen suchen. Der Live-Plan zeigt, welche Ressource an einem ausgewählten Datum von welchem Nutzer belegt ist.
Konfiguration
Um die Datenschutzeinstellungen in Flexopus festzulegen, navigieren Sie zu Dashboard > Globale Einstellungen > Datenschutzeinstellungen. Dort können Sie basierend auf den Präferenzen Ihres Unternehmens aus den folgenden vier Optionen wählen:
- Standard-Datenschutzerklärung verwenden (Flexopus Standardrichtlinie).
- Eigene Datenschutzerklärung verwenden (eigenes PDF-Dokument hochladen).
- Datenschutzerklärung bestätigen lassen (Nutzer müssen beim ersten Login zustimmen).
- Buchungsdaten anonymisieren (Anonymisierungsregeln für personenbezogene Daten festlegen).
Wählen Sie die Option aus, die am besten zu den Datenschutzanforderungen Ihrer Organisation passt.
Hier sind die vier Datenschutzoptionen, die Sie für die Nutzersichtbarkeit in Flexopus konfigurieren können:
- Alle anzeigen
Nutzer können die Buchungen anderer Nutzer ohne Einschränkungen sehen. Dadurch können sie bei Bedarf Kolleginnen und Kollegen, Ersthelfer oder IT-Support finden. - Personenbezogene Daten vor allen ausblenden
Nutzer können von anderen nicht gefunden werden. Buchungen sind weiterhin sichtbar, werden anderen jedoch als anonym angezeigt. Nutzer sehen ihre eigenen Buchungen mit echtem Namen. Administratoren haben in der Buchungsliste weiterhin vollständige Sichtbarkeit. - Nutzer entscheiden lassen (Standardeinstellung: anzeigen)
Nutzer können ihre Datenschutzeinstellungen selbst wählen. Standardmäßig sind ihre personenbezogenen Daten für alle sichtbar, sie können ihre Profile jedoch in den Einstellungen ausblenden. - Nutzer entscheiden lassen (Standardeinstellung: ausblenden)
Ähnlich wie bei der vorherigen Option, jedoch sind die personenbezogenen Daten der Nutzer standardmäßig ausgeblendet, sofern sie ihre Einstellungen nicht ändern und die Sichtbarkeit aktivieren.
Wählen Sie die Option, die am besten zu den Datenschutzanforderungen Ihrer Organisation passt.
Verwenden Sie Nutzer entscheiden lassen (Standardeinstellung: anzeigen), um Nutzern die Wahl zu geben, ihre Daten anzuzeigen oder auszublenden. Gleichzeitig ist die Sichtbarkeit standardmäßig aktiviert, was die Koordination im Büro erleichtert.
Warum Datenschutzeinstellungen?
Es gibt viele Gründe, warum Kolleginnen und Kollegen sich gegenseitig in Buchungen sehen oder nicht sehen sollten. Hier finden Sie einige Beispiele, die Ihnen bei der Entscheidung helfen können, welche Einstellung am besten zu den Präferenzen Ihrer Organisation passt.
Sozialer Faktor
Zu sehen, welche Kolleginnen und Kollegen ins Büro kommen, kann andere dazu motivieren, ebenfalls ins Büro zu gehen. Das Büro soll Menschen zusammenbringen, Small Talk und Zusammenarbeit fördern und dadurch viele positive Effekte ermöglichen.
Ersthelfer
In vielen Ländern und Organisationen muss eine bestimmte Anzahl an Ersthelfern vor Ort verfügbar sein. In Deutschland ist beispielsweise bei 2–20 Beschäftigten ein Ersthelfer erforderlich; bei mehr als 20 Beschäftigten müssen 5 % der Mitarbeitenden als Ersthelfer ausgebildet sein. In einem Shared Office ist es entscheidend, dass diese Ersthelfer im Notfall schnell gefunden werden können. Sie sollten ihre Profile daher nicht ausblenden, da es für die Organisation wichtig ist, sie schnell lokalisieren zu können. Wenn sich beispielsweise alle Ersthelfer auf Etage 2 befinden und keiner auf Etage 1, ist ihre Sichtbarkeit wichtig, um im Notfall eine schnelle Reaktion sicherzustellen.
Stalking / Verfolgen
Auch wenn Menschen ihre Privatsphäre grundsätzlich schätzen, gibt es Fälle, in denen ausgeblendete Buchungen es erschweren können, problematisches Verhalten zu erkennen. In einem Kundenbeispiel bemerkte eine Kollegin, dass männliche Kollegen wiederholt Arbeitsplätze neben ihr buchten, sobald sie im Büro war. Selbst nachdem sie den Arbeitsplatz wechselte, buchten sie weiterhin Arbeitsplätze in ihrer Nähe. Das war für sie unangenehm und sie wünschte sich mehr Privatsphäre durch das Ausblenden ihrer Buchungen. Wenn jedoch alle Buchungen ausgeblendet wären, wäre es schwierig, solche Verhaltensmuster zu erkennen. Eine solche Situation könnte potenziell Stalking betreffen und eine genauere Untersuchung erfordern. Mindestens hilft die Sichtbarkeit von Buchungen jedoch dabei, unangemessenes Verhalten zu identifizieren und zu adressieren.
Bitte nicht stören!
Einige Kolleginnen und Kollegen arbeiten lieber allein und möchten nicht von anderen in ihrer Konzentration unterbrochen werden. Personen, die eine ruhige und konzentrierte Arbeitsumgebung benötigen, buchen möglicherweise Arbeitsplätze auf einer anderen Etage, abseits von Teammitgliedern aus demselben Projekt. Auch das kann ein Grund dafür sein, Buchungen ausblenden zu wollen.
Betriebsrat
In manchen Fällen kann der Betriebsrat einer Organisation verlangen, dass Kolleginnen und Kollegen die Buchungen anderer nicht sehen können. In solchen Situationen muss die Funktion zum Ausblenden aller personenbezogenen Daten aktiviert werden, um die Anforderungen zu erfüllen. Andernfalls kann die Software nicht genutzt werden, da der Schutz der Nutzerdaten Vorrang vor jedem Bürokonzept hat.