Serienbuchungen
Übersicht
Wiederkehrende Buchungen können von Administratoren im Dashboard angelegt werden und optional für normale Benutzer in der Anwendung aktiviert werden. Generell empfehlen wir, wiederkehrende Buchungen nur für spezielle Anwendungsfälle als Administrator zu nutzen. Bevor Sie diese Funktion für die Benutzer aktivieren, lesen Sie bitte unsere Empfehlungen.
Die folgende Tabelle zeigt Ihnen die Konfigurationsoptionen für wiederkehrende Buchungen:
| Einstellung | Optionen / Format | Notizen |
|---|---|---|
| Startdatum | Datum | Die Serienbuchung startet ab diesem Datum |
| Von | Zeit | Für jedes Serienelement gilt die Startzeit der Buchung am jeweiligen Tag. |
| Bis | Zeit | Für jedes Serienelement gilt die Endzeit der Buchung am jeweiligen Tag. |
| Frequenz | Täglich | Die Regel wird täglich wiederholt, bis das „Ende“ erreicht ist. |
| Wöchentlich | Die Regel wird wöchentlich an den ausgewählten Wochentagen wiederholt, bis zum „Ende“. | |
| Alle zwei Wochen | Die Regel wird alle zwei Wochen an den ausgewählten Wochentagen wiederholt, bis zum „Ende“. | |
| Alle drei Wochen | Die Regel wird alle drei Wochen an den ausgewählten Wochentagen wiederholt, bis zum „Ende“. | |
| Alle vier Wochen | Die Regel wird alle vier Wochen an den ausgewählten Wochentagen wiederholt, bis zum „Ende“. | |
| Monatlich | Die Regel wiederholt sich monatlich. | |
| Tage | M, D, M, D, F, S, S | Für wöchentliche Wiederholungen können Sie die Wochentage auswählen. |
| Ende | Wiederholen bis... | Die Regelung endet an einem festgelegten Tag. |
| ... Mal wiederholen | Die Regel endet nach x Wiederholungen. | |
| Unbegrenzt wiederholen | Die Regel gilt für immer. |
Serienbuchungen als Administrator
Administratoren können Serienbuchungen ohne Tagesbeschränkungen erstellen. Gehen Sie dazu auf Dashboard > Buchungen > Neue Buchung und klicken Sie im zweiten Schritt unter Zeitauswahl auf die Registerkarte Serie.
Die Konfliktprüfung zeigt an, ob der Benutzer eine Buchung für ein anderes Objekt hat, die sich möglicherweise überschneidet. Sie können diese Konflikte bei Bedarf ignorieren.
Alle erstellten Serienbuchungen werden ebenfalls im Admin-Bereich aufgelistet. Dort können Sie sie verwalten und einsehen, wer wann eine Serienbuchung erstellt hat.
Serienbuchungen für normale Benutzer
Ein normaler Benutzer kann standardmäßig keine Serienbuchung erstellen, und es wird empfohlen, dies auch so zu belassen, es sei denn, Sie haben einen sehr wichtigen Grund, normalen Benutzern das Erstellen von Serienbuchungen zu gestatten.
Um wiederkehrende Buchungen für normale Benutzer in Flexopus zu aktivieren, navigieren Sie als Administrator zu Dashboard > Einstellungen > Buchungen > Wiederkehrende Buchungen und aktivieren Sie die Option Wiederkehrende Buchungen zulassen. Bei Bedarf können Sie auch unbefristete Buchungen separat aktivieren.
Sobald die Option aktiviert ist, wird den Benutzern – ähnlich wie dem Administrator – im Buchungsablauf eine dritte Option zur Datumsauswahl angezeigt.
Anwendungsfälle für normale Nutzer
Besprechungsräume
Wahrscheinlich nutzen Sie in Ihrem Geschäftsalltag bereits wiederkehrende Buchungen für Besprechungsräume, beispielsweise für wöchentliche Projektstatus- oder Teambesprechungen. Diese Buchungen sind für mehrere Teilnehmer vorgesehen.
Wenn Sie Google Kalender oder Microsoft Exchange Online mit Flexopus integriert haben, werden die Buchungen von Besprechungsräumen mit Flexopus synchronisiert. In diesem Fall erstellt Flexopus automatisch wiederkehrende Buchungen für die Räume.
Flexopus unterstützt wiederkehrende Buchungen, indem es diese externen Buchungen in seiner Datenbank abbildet. Dadurch können Sie:
- Statistiken auf Basis der synchronisierten Buchungen erstellen
- den Raumstatus auf der Live-Karte anzeigen
- Digital-Signage-Displays zur Buchung freier Zeitfenster nutzen
- Besprechungsräume über die Flexopus-App buchen
Bei dieser Konfiguration müssen Nutzer wiederkehrende Buchungen in Flexopus nicht aktivieren, da ihre Kalenderbuchungen im Hintergrund mit Flexopus synchronisiert werden.
Arbeitsplätze und Parkplätze
In Flexopus verwalten Sie Buchungen für Ihr Hybridbüro, in dem Ressourcen flexibel gebucht werden. Um dieses Konzept zu unterstützen, sollten Ressourcen nur bei Bedarf im Voraus gebucht werden. Wenn Nutzer Serienbuchungen vornehmen können (z. B. Montag bis Freitag, 08:00 – 18:00 Uhr, auf unbestimmte Zeit), kann dies die Flexibilität eines Hybridbüros untergraben und wieder zu festen Sitz- und Parkplatzzuweisungen führen.
Wenn jeder Mitarbeiter Serienbuchungen vornehmen kann, könnten Schreibtische und Parkplätze für die gesamte Woche gebucht werden, was dem Zweck der Flexibilität zuwiderläuft. Aus diesem Grund empfehlen wir, wiederkehrende Buchungen für Parkplätze und Arbeitsplätze nicht zuzulassen.
Anwendungsfälle für Administratoren
Feste Sitzplatzzuweisung über wiederkehrende Buchungen
Wenn ein Abteilungsleiter bereit ist, sein Büro während seiner Abwesenheit zur Verfügung zu stellen, können Sie als Administrator eine wiederkehrende Buchung anlegen. Legen Sie diese für Montag bis Sonntag, 00:00 – 23:59 Uhr, unbefristet und mit obligatorischem Check-in fest. Dadurch wird das Büro täglich gebucht, und der Abteilungsleiter kann Buchungen löschen, wenn sie nicht benötigt werden, um den Platz für Kollegen freizugeben. Dies gewährleistet eine bessere Nutzung des Büros oder des Parkplatzes, während für alle die gleichen Regeln gelten.
Für diesen speziellen Anwendungsfall haben wir ein Hilfevideo erstellt, das Sie durch die Einrichtung wiederkehrender Buchungen führt und die Vorteile gegenüber festen Arbeitsplatzzuweisungen hervorhebt. Sehen Sie es sich hier an: https://youtu.be/gb0TIoz2A1E
Eine Ressource vorübergehend sperren
Wenn Sie eine Ressource vorübergehend sperren müssen, beispielsweise einen Arbeitsplatz mit einem technischen Problem, können Sie eine wiederkehrende Buchung für jeden Tag bis zu einem bestimmten Datum erstellen und das Objekt einem Systembenutzer zuweisen. Um die Sperre aufzuheben, löschen Sie einfach die Regel für die wiederkehrende Buchung im Admin-Bereich.
Weitere Hinweise
Unbegrenzte Buchungen auf unbestimmte Zeit
Nach der Erstellung einer Serienbuchung (Buchungsregel) werden einzelne Buchungen bis zum maximalen Buchungslimit generiert – dieses beträgt drei Jahre (1096 Tage). So können Nutzer einzelne Buchungen löschen oder freigeben, beispielsweise für Urlaubszeiten. Flexopus prüft täglich, ob Buchungen bei Bedarf über das aktuelle Limit hinaus verlängert werden müssen.
Wenn Sie beispielsweise eine wiederkehrende jährliche Buchung erstellen, die am 26. September 2022 beginnt, erstellt Flexopus Buchungen für den 26.09.2022, den 26.09.2023 und den 26.09.2024 (bis zum 19.09.2025). Danach prüft Flexopus täglich, ob für die nächsten 1.096 Tage neue Buchungen angelegt werden müssen. So wird beispielsweise am 26.09.2022 eine Buchung für den 26.09.2025 angelegt, und bis zum nächsten Jahr werden keine neuen Buchungen vorgenommen.
Prüfung auf Buchungskonflikte
Beim Anlegen einer Serienbuchung wird bis zu drei Jahre im Voraus oder bis zur maximalen Buchungsgrenze auf Konflikte geprüft. Tritt bei der Erstellung ein Konflikt auf, schlägt die gesamte Buchung fehl. Tritt bei den täglichen Prüfungen ein Konflikt auf, löscht das System die Regel und erstellt keine neuen Buchungen mehr, wobei jedoch bereits vorliegende Buchungen erhalten bleiben.
Diese Konfliktprüfung ist in der Regel ausreichend, da:
- Administratoren für Benutzer einen maximalen Buchungszeitraum von 365 Tagen festlegen können, wodurch verhindert wird, dass normale Benutzer Buchungen erstellen, die zukünftige Konflikte verursachen.
- Administratoren können bis zur Obergrenze von 1096 Tagen buchen, und für sie gilt dieselbe Regel.
Ein künftiger Konflikt ist nur möglich, wenn es zu einem Widerspruch mit einer anderen Regel kommt, was jedoch selten vorkommt. Die dreijährige Überprüfung deckt die meisten Fälle ab, obwohl Abweichungen bei Schaltjahren und Monatslängen Konflikte theoretisch möglich machen.