Besuchermanagement Freigabe Prozess
Überblick
In einigen Organisationen müssen Besuchereinladungen vor ihrer Bestätigung geprüft werden. Dies kann von internen Richtlinien, Sicherheitsvorschriften am Standort oder der Art des eingeladenen Besuchers abhängen.
Der Genehmigungsprozess für Besuchereinladungen hilft Teams dabei, diese Anforderungen strukturiert zu verwalten. Wenn eine Genehmigung erforderlich ist, werden die Einladungen an den zuständigen Administrator weitergeleitet, bevor der Besuch endgültig bestätigt wird.
In diesem Artikel wird erläutert, wie die Genehmigung von Besuchereinladungen funktioniert und was Gastgeber und Freigebende während des Prozesses erwarten können.
Besucherkategorien
In Flexopus kann Ihre Organisation aus einer vordefinierten Liste auswählen, welche Besucherkategorien verfügbar sein sollen. Um diese zu verwalten, navigieren Sie zu Globale Einstellungen > Besucher- und Gästemanagement > Besucherkategorien. Klicken Sie auf Kategorie hinzufügen, um eine Kategorie für Ihre Organisation zu aktivieren.
Für jede Kategorie können Sie festlegen, ob Besuchereinladungen vor ihrer Bestätigung genehmigt werden müssen. Um den Genehmigungsprozess für eine Kategorie zu aktivieren, klicken Sie auf das Stiftsymbol und aktivieren Sie Muss genehmigt werden.
Sie können außerdem eine kategoriespezifische E-Mail-Adresse zuweisen. Diese Adresse wird benachrichtigt, sobald eine Einladung für die jeweilige Besucherkategorie erstellt wird.
Darüber hinaus kann eine allgemeine E-Mail-Adresse für die Freigabe von Besuchereinladungen eingerichtet werden. Dabei kann es sich auch um eine Verteilerliste handeln. An diese allgemeine E-Mail-Adresse werden alle Besuchereinladungen weitergeleitet, die einer Genehmigung bedürfen, unabhängig von der ausgewählten Kategorie.
Freigabeprozess
Benachrichtigung über Freigabe
Wenn eine Besuchereinladung für eine Kategorie erstellt wird, die einer Genehmigung bedarf, wird der konfigurierte Ansprechpartner oder die konfigurierte E-Mail-Adresse automatisch benachrichtigt.
Die Benachrichtigungs-E-Mail informiert den Empfänger darüber, dass eine neue Besuchereinladung zur Genehmigung ansteht.
Die Einladung verbleibt im Status Ausstehend, bis sie geprüft und genehmigt oder abgelehnt wurde. Solange die Einladung aussteht, erhält der Gast keine Benachrichtigung.
Dadurch wird sichergestellt, dass Besucher aus Kategorien, für die eine Genehmigung erforderlich ist, überprüft werden, bevor eine Einladung an den Gast versendet wird.
Besuchereinladung freigeben oder ablehnen
Eine ausstehende Besuchereinladung kann auf zwei Arten überprüft werden:
- Durch Klicken auf die Schaltfläche
Review invitationin der Benachrichtigungs-E-Mail - Durch Öffnen des Admin-Bereichs und Navigieren zu
Besucher > Besuchereinladungen
Die Schaltfläche Review invitation öffnet direkt die jeweilige Besuchereinladung. Dort kann ein Administrator auf das Schild-Symbol klicken und entweder Freigeben oder Ablehnen auswählen.
Administratoren können Einladungen auch in der Übersicht über Besuchereinladungen genehmigen oder ablehnen, indem sie auf das Schild-Symbol neben der entsprechenden Einladung klicken.
Nachdem eine Einladung genehmigt wurde, kann ihr Status weiterhin wieder auf Ausstehend zurückgesetzt oder auf Abgelehnt geändert werden.
Dies sollte jedoch nur in Ausnahmefällen erfolgen, da eine Änderung des Status einer bereits genehmigten Einladung den Zugang des Besuchers beeinträchtigen kann.
Grund für Ablehnung hinzufügen
Wenn Administratoren eine Besuchereinladung ablehnen, können sie einen Grund für die Ablehnung angeben. Dies trägt dazu bei, die Entscheidung für den Gastgeber transparent zu machen.
Der Gastgeber wird darüber informiert, dass der Besuch abgelehnt wurde, und kann erkennen, ob Änderungen erforderlich sind, bevor er den Besucher erneut einlädt, oder ob der Gast gar nicht eingeladen werden kann.
Der Gast wird nicht über die abgelehnte Einladung benachrichtigt.
Freigegebene Einladung
Sobald eine Einladung genehmigt wurde, wird der Gastgeber über die Entscheidung des Administrators informiert und kann die Vorbereitungen für den Besuch fortsetzen.
Die Besuchereinladung wird anschließend an den Gast gesendet.