Erste Schritte für Admins
Übersicht
Wenn Sie planen, eine neue Flexopus-Anwendung für Ihr Unternehmen einzurichten, sind Sie hier genau richtig. Flexopus bietet viele konfigurierbare Einstellungen, mit denen Sie die Anwendung an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Dieser Leitfaden führt Sie durch die wesentlichen Schritte für eine erfolgreiche Einführung. Folgen Sie den einzelnen verlinkten Artikeln und kehren Sie nach jedem Schritt hierher zurück, um sicherzustellen, dass Sie nichts übersehen haben.
Erste Schritte für Administratoren
Die folgenden Schritte sind erforderlich, um eine erfolgreiche Einführung sicherzustellen:
SCHRITT 0 – Vertrag und Abonnement
Um die Anwendung zu erhalten, müssen Sie Flexopus abonnieren. Wir gehen davon aus, dass Sie dies bereits getan haben.
SCHRITT 1 – Anwendungs-URL
Im Gegensatz zu vielen anderen Anwendungen stellt Flexopus jedem Kunden eine eindeutige URL zur Verfügung, beispielsweise yourcompany.flexopus.com. Nach der Anmeldung können Sie Ihre bevorzugte Domain angeben, und wir richten die Anwendung für Sie ein. Im Rahmen dieser Einrichtung erhalten Sie eine Einladung als Systemadministrator.
Wenn Sie keine Domain mit der Endung flexopus.com verwenden möchten, können Sie eine benutzerdefinierte Domain für Ihre Anwendung anfordern.
Vanessa Erk
SCHRITT 2 – Gebäude und Stockwerke
In den folgenden Artikeln erfahren Sie, wie Sie Ihre Gebäude und Stockwerke richtig einrichten. In unserem Hilfevideo finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung in Flexopus für Ihr Unternehmen:
Vanessa Erk
Vanessa Erk
Im nächsten Schritt müssen Sie einige Grundrisse für Ihre Büros besorgen. Lesen Sie den folgenden Artikel, um zu erfahren, wie Sie die Grundrisse erhalten:
Vanessa Erk
SCHRITT 3 – Ressourcen
Lesen Sie die folgenden Artikel, um zu erfahren, wie Sie Ihre Ressourcen richtig einrichten:
Vanessa Erk
SCHRITT 4 – Corporate Identity
Konfigurieren Sie die Unternehmensdaten und das Logo.
Vanessa Erk
SCHRITT 5 – Datenschutzerklärung
Konfigurieren Sie eine benutzerdefinierte Datenschutzerklärung oder die von Flexopus bereitgestellte.
Vanessa Erk
SCHRITT 6 – Datenverarbeitungsvereinbarung
Füllen Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag aus und unterzeichnen Sie ihn, um die DSGVO einzuhalten.
Vanessa Erk
SCHRITT 7 – Datenschutz-Einstellungen
Legen Sie in Flexopus Einschränkungen für die Sichtbarkeit der Benutzer fest:
Vanessa Erk
Anonymisieren Sie die Reservierungen nach einer bestimmten Zeit:
Vanessa Erk
SCHRITT 8 – Check-in-Modul
Informieren Sie sich über das Check-in-Modul und überlegen Sie, inwiefern es für Ihr Unternehmen relevant ist.
Vanessa Erk
SCHRITT 9 – QR-Codes
Informieren Sie sich über das QR-Code-Modul und überlegen Sie, inwiefern es für Ihr Unternehmen relevant ist.
Vanessa Erk
SCHRITT 10 – Umgang mit Favoriten
Informieren Sie sich über den Umgang mit Favoriten und überlegen Sie, inwiefern dies für Ihre Organisation relevant ist:
Vanessa Erk
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Vanessa Erk
SCHRITT 11 – Buchungseinstellungen
Navigieren Sie zu den Buchungseinstellungen und legen Sie fest, wie viele Tage im Voraus Sie die Buchungen für verschiedene Ressourcentypen aktivieren möchten.
Vanessa Erk
SCHRITT 12 – Benutzer einladen / Single Sign-On
Um die entsprechenden Integrationen und Prozesse für den Benutzerimport einzurichten, konfigurieren Sie zunächst eine SAML2-SSO-Integration mit der Zugriffsverwaltung Ihres Identitätsanbieters. Diese Einrichtung ist in der Regel ausreichend, da Benutzer nach ihrem ersten Anmeldeversuch automatisch in Flexopus angelegt werden. Alternativ können Sie Benutzer auch vorab über eine kompatible Integration bereitstellen. Ausführlichere Schritte finden Sie in dem verlinkten Artikel.
Vanessa Erk
Schnellzugriff für die SSO-Konfiguration:
- Entra ID SAML2 SSO
- AD FS SAML2 SSO
- Microsoft O365 OAuth SSO
- Google SAML2 SSO
- Google OAuth SSO
- Okta SAML2 SSO
- Ping SAML2 SSO
- KeyCloak SAML2 SSO
- Akamai SAML2 SSO
- Custom SAML2 SSO
SCHRITT 13 – Gruppenverwaltung/Synchronisierung
Erfahren Sie hier mehr über Benutzergruppen:
Vanessa Erk
Schnellzugriff für Gruppensynchronisierung:
SCHRITT 14 – Einführung
Führen Sie im letzten Schritt die Anwendung mit einer angemessenen internen Kommunikation ein.
Vanessa Erk
Zusätzliche Module für die Konfiguration
Digital Signage Display
Vanessa Erk
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Besuchermangement
Vanessa Erk
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Parkplatzbuchung
Vanessa Erk